湖州市档案馆档案利用流程、民生档案利用指南

2017-08-04 湖州市档案局
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为加强服务窗口建设,规范工作流程、提升服务能力,确保高效、有序、安全地利用馆藏资源,特制定本办法。

档案馆利用流程:利用登记----审核批准----查档利用----复制出证


利用登记

1.利用者必须提供本人身份证或单位介绍信通过共享平台读取相关登记信息,在档案馆工作人员指导下详细说明查阅档案的内容、目的及相关信息,以便馆内工作人员能准确地查找、利用。

2.对于通过电话和网上查档的利用者,工作人员应耐心询问有关情况,并将相关信息扫描至共享平台。


审核批准

1.港、澳、台同胞和华侨如查取本人及其亲戚历史证明,须经市委统战部、市台办、市外事侨务办介绍,可持本人回乡证或身份证等有效证件,直接到本馆利用;利用其他开放档案,须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍,提前三十天向本馆提出申请,说明自己的身份和利用档案的目的与范围,并征得省档案局同意,方可提供利用。

2.外国组织和外国人(含外籍华人)利用开放档案,由市外事侨务办介绍,按《外国组织和个人利用我国档案试行办法》执行,经省档案局同意;本馆开放档案原则上不借出,有特殊需要的,须经领导批准,办理借阅手续。

3.对已满30年但仍需控制使用的档案,其利用应严格履行未开放档案的查阅手续。查阅中共党内重要档案,必须是中共党员,并经本馆馆长同意;查阅市委常委会、书记办公会、组织部部务会会议记录,必须进行书面申请,并经市委领导批准;查阅诉讼、公证、纪检等案件档案,以及其他需控制使用的档案,须经有关主管部门同意。


查档利用

1.利用者不得在案卷上任意删改、涂写、圈点、剪折、撕页,也不准用手指粘口水翻阅文件。凡违反以上任何一项,工作人员有权停止提供利用。

2.档案资料一般限在馆内查阅,若有特殊需要利用者应填写利用申请单,经局领导审批同意,方能办理外借手续借出馆外。外借时间一般不超过7天。利用者对借阅的档案要妥善保管,不得擅自转借或给无关人员翻阅,归还时双方要点交清楚,以明职责。工作人员应适时关注外借档案,有提醒、催还的责任。

3.查阅档案时严禁吸烟;饮茶时注意不要把茶水倒出,防止茶水等污损档案。

4.利用婚姻登记档案的单位、组织和个人不得公开婚姻登记档案的内容,不得损害婚姻登记当事人的合法权益。

5.珍贵资料一律不提供原件利用。


复制出证

1.凡需摘录档案中有关内容,必须经工作人员的同意,重要档案需经领导批准,利用者不得私自摘抄、摄录或复制。

2.涉密文件不提供复制件,不出证。

3.由档案馆提供复制件证明。出证时,馆内工作人员应仔细核对原件与复制件是否相符、原件是否有涂改、损坏,如无异议才能出证。

4.需要补办婚姻登记证者,由我馆出具的婚姻登记档案证明。


民生档案利用指南

1.知识青年上山下乡档案

一.形成机构

吴兴县革命委员会知识青年上山下乡办公室

二.档案内容

1965年至1986年湖州市知识青年上山下乡人员名册,已婚知青情况调查表及年报表,关于病残下乡知识青年同意退回城镇的批复等,上山下乡简报,各类通知、函、请示、报告、批复、会议纪要、领导讲话等。

三.查阅方法

持单位介绍信或本人有效证件(身份证、军官证、学生证、工作证、退休证)即可查阅。

四.查阅时间

正常工作日。

五.查阅地点

湖州市仁皇山路666号,湖州市行政中心5号楼1楼市档案馆查阅大厅。

六.联系电话

0572—2398083


2.精简回乡档案

一.形成机构

吴兴县回乡下乡人员安置办公室

二.档案内容

1962年至1983年吴兴县回乡人员登记卡、回乡人员安置工作简报、调查报告、总结、意见等。

三.查阅方法

持单位介绍信或本人有效证件(身份证、军官证、学生证、工作证、退休证)即可查阅。

四.查阅时间

正常工作日。

五.查阅地点

湖州市仁皇山路666号,湖州市行政中心5号楼1楼市档案馆查阅大厅。

六.联系电话

0572—2398083


3.婚姻登记档案

一、形成机构

湖州市民政局

二、档案内容

1986年至2003年在湖州市本级婚姻登记的人员材料,1977年至2003年白雀乡婚姻档案。

三、查阅方法

根据《婚姻登记条例》、《婚姻登记档案管理办法》的规定:

1.婚姻档案因涉及个人隐私,只允许当事人持有本人有效身份证件,查阅本人的婚姻登记档案。

2.人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系,持单位介绍信可以查阅婚姻登记档案;律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中,持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。

3.其他组织和个人要求查阅婚姻登记档案的,婚姻登记档案保管部门在确认其利用目的合理的情况下,经主管领导审核,可以利用。

四、查阅时间

正常工作日。

五、查阅地点

湖州市仁皇山路666号,湖州市行政中心5号楼1楼市档案馆查阅大厅。

六、联系电话

0572—2398083


4.房产档案

一、形成机构

吴兴县(湖州市)财政局(地籍档案)

二、档案内容

1968年前的部分房产征收档案;1952年至1955年房产税编查表; 1965-1986年湖州市区房产征纳分户清册; 1993年至1994年失去公有住房买卖协议、公证书、契证存根。          

三、查阅方法

查档人需提供身份证、结婚证、户口本等有效证件,并按照《房屋权属登记信息查询暂行办法》的规定查阅利用相关档案资料。

四、查阅时间

正常工作日。

五、查阅地点

湖州市仁皇山路666号,湖州市行政中心5号楼1楼市档案馆查阅大厅。

六、联系电话

0572—2398083


5.破产企业工资档案

一、形成机构

馆藏34家破产企业。

二、档案内容

1952年至2008年馆藏34家破产企业的企业职工工资发放表。

三、查阅方法

查档人需提供身份证、单位介绍信等有效证件,并按照规定查阅利用相关档案资料。

四、查阅时间

正常工作日。

五、查阅地点

湖州市仁皇山路666号,湖州市行政中心5号楼1楼市档案馆查阅大厅。

六、联系电话

0572—2398083


6.山林定权档案

一、形成机构

吴兴县(湖州市)山林定权办公室

二、档案内容

1982年至1983年各公社、大队山林所有权证书,社员自留山使用证书、山界山权协议书。

三、查阅方法

利用者填写查阅登记表,履行批准手续。其中查阅本人的,需带本人身份证;查阅本户的,由于批复中的权利人已去世或不便前来查阅的,查阅者需带户口本(能证明查阅者与户主为亲属关系)和双方有效证件;村委会成员为处理本村内林权纠纷的,由村委会出具注明,说明利用者身份与利用目的。

四、查阅时间

正常工作日。

五、查阅地点

湖州市仁皇山路666号,湖州市行政中心5号楼1楼市档案馆查阅大厅。

六、联系电话

0572—2398083


7.土地承包档案

一、形成机构

湖州市杨家埠人民政府

二、档案内容

1992年杨家埠镇土地登记审批表

三、查阅方法

持村、居委会介绍信和本人有效证件(身份证、军官证、学生证、工作证、退休证)即可查阅。

四、查阅时间

正常工作日。

五、查阅地点

湖州市仁皇山路666号,湖州市行政中心5号楼1楼市档案馆查阅大厅。

六、联系电话

0572—2398083


8.公证档案

一、形成机构

湖州市华信公证处

二、档案内容

1979年至2009年形成的卷宗中经公证的法律文书及公证书原本。

三、查阅方法

单位持介绍信及经办人身份证,当事人出示身份证,需由公证处出函并由公证处工作人员配合调阅。

四、查阅时间

正常工作日。

五、查阅地点

湖州市仁皇山路666号,湖州市行政中心5号楼1楼市档案馆查阅大厅。

六、联系电话

0572—2398083


9.公积金档案

一、 形成机构

湖州市住房公积金管理中心

二、 档案内容

1994年至2011年公积金归集、提取档案。

三、 查阅方法

个人持居民身份证到市档案馆,工作人员联系市公积金中心要求其提供档号后查询。

四、 查阅时间

正常工作日

五、 查阅地点

湖州市仁皇山路666号,湖州市行政中心5号楼1楼市档案馆查阅大厅。

六、联系电话

0572—2398083


10.出生医学证明档案

一、形成机构

湖州市妇幼保健院

二、档案内容

1996年至1997年度分娩登记簿,1999年至2004年《出生医学证明》存根,《出生医学证明》申领表,补证换证申领表等。

三、查阅方法

1、同级或上级卫生计生行政机关因工作需要查阅《出生医学证明》档案的,应履行查阅登记手续。

2、人民法院、人民检察院、有关国家机关因工作需要,要求查阅《出生医学证明》档案的,应出具正式查卷函件,经分管领导批准后办理查阅手续。因特殊情况必须借出的,应经同级卫生计生行政机关批准。借出时要交点清楚,办理正式借据,并限期归还。借出的档案不得转借其他单位或人员使用。

3、除人民法院、人民检察院和有关国家机关外,其他单位和个人一般不得借调和查阅《出生医学证明》档案。因特殊情况必须查阅的,须由市级卫生计生行政机关批准。

4、凡经批准允许查阅的《出生医学证明》档案,可以摘抄或复印所查阅的内容。

四、查阅时间

正常工作日。

五、查阅地点

湖州市仁皇山路666号,湖州市行政中心5号楼1楼市档案馆查阅大厅。

六、联系电话

0572—2398083