湖州市档案馆寄存档案管理办法

2008-10-19 湖州市档案局
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随着改革开放的深入,经济社会的发展,全市各类企事业部位、社会组织和个人,在各自活动中形成的许多具有重要保存价值的档案资料,亟需安全保管。湖州市档案馆是集中管理档案的文化事业机构,具有对档案资料规范安全保管的设备。遵照“为经济发展服务,为基层企业解难”的精神和档案馆走向社会、走向开放的要求,充分发挥市档案馆的条件,决定:对不属于国家规定应由市档案接收的国有、非国有企事业单位、社会组织和公民个人所有的档案资料,包括各种信函、稿件广西书画、照片、音像材料,代为寄存保管。同时,提供规范的档案管理、修裱、复制等系列服务。本馆坚持存放自由、保密安全的原则,确保寄存者的权益。
    一、寄存档案的方法和程序
    档案馆寄存档案的方法和程序是:受理申请、签订协议书、清点检查、办理手续。
    1、受理申请。档案所有者以口头或某种方式表达愿意寄存档案的要求后,档案馆以访问的形式对寄存者的愿望、要求、档案的数量、排架长度、种类、所占地理位置的空间、寄存时间、寄存费用等加以核实。并请寄存方式填写《寄存档案申请表》。
    2、签订协议。根据国家有关法律规定,本着双方互惠互利,协商一致的原则,双方协商订立寄存档案协议书并签名盖章,明确双方的权力和义务,以其共同遵守。
    3、清点检查。正式接受档案进馆寄存档案的所属年度、档案数量、排架长度、保管方式、密级、检索工具进行清点检查。
    4、办理手续。根据清点检查寄存的数量、档案的种类、寄存的时间并办理登记手续,双方签字确认。同时,落实存放位置,交纳费用。
    二、寄存档案协议及其内容
    寄存档案协议书是档案馆接受单位或公民个人档案的法律证据。协议书中的内容必须规范,双方一致认同。
    1、寄存方与接受方式(档案馆)确切名称(姓名)及自愿寄存,接受寄存档案的意愿和采用的管理方式。
    2、寄存档案的移交时间。移交时间是指档案实体存放地点转移的时间。
    3、寄存档案的确切名称与所属年度、数量、排架长度、种类、案卷质量、载体形式、检索工具。
    4、寄存档案的保管期限。档案馆根据寄存者自己决定档案寄存的时间。
    5、寄存档案的管理经费。一是寄存档案的保护费由空调、除湿、消毒、库房装具占用等费用构成,原则上为每年每卷5元;二是服务费由档案整理、修裱、复制、提供利用等费用构成,由双方商定。
    6、寄存档案的损坏赔偿。凡在寄存期内,因不可抗拒原因造成寄存档案受损,档案馆不承担赔偿责任。但因管理不善而发生虫蛀、霉变、遗失,档案馆应负赔偿。
    三、寄存档案的整理、保管
    档案馆对要求寄存的档案一般应经过编目才能接受寄存。需要寄存但末经整理的档案,寄存方可委托档案馆提供有偿代理服务。
档案馆根据寄存者的要求决定寄存档案的保管方式:1、根据一定的方法确定类内每个案卷的位置,保持案卷之间的有机联系。2、封箱保管。封箱保管的方式是将单个寄存者的全部档案装入寄存中心的专用档案箱内,在确认箱内各项内容和数据后封箱。每箱填写一张标签,标签内容为:寄存单位名称、寄存期限、寄存档案协议书编号、进馆时间、甲方经办人、档案数量、所属年度、载体形式、档案种类、总箱数、箱号、存放地点、备注等。寄存档案须经消毒灭菌后方可入库上架,档案馆应及时编制存放地点索引,档案出入库须登记,平时定期进行安全检查,按档案管理办法严格管理。
    四、寄存档案利用
    寄存档案归寄存者所有,必须经寄存者许可方能提供利用。寄存者对其档案利用有特殊要求,可在寄存档案协议中以“特别事项”加以明确。为维护寄存者的合法权益,借阅利用需出示证明寄存者身份的有效证明(寄存单位介绍信、寄存者身份证)方可查阅,非寄存者查阅寄存档案须征得寄存者的书面许可。寄存档案利用服务分为:馆内查阅、外借、复制。
    五、寄存期满档案的处置
    寄存期满档案的处置。档案寄存期满,寄存者如需继续寄存,应与档案馆重新签订协议,缴纳费用;如需取回寄存档案,应填写《寄存档案资料移出登记表》并办理交接手续。档案寄存期满六个月以后,寄存者不续签协议,不缴纳费用,视为寄存者放弃档案的所有权,档案馆将按馆藏档案进行鉴定处置。