文书档案如何整理与编目?

2009-04-17 湖州市档案局

    在企业,一般把党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件材料列入文书档案的范围。
目前,文书档案的整理有两种方法,即按“卷”整理和按“件”整理。
    一、按“卷”整理是一种传统的方法,一般可分以下几个步骤:
   
(1)分类。常用的是年度分类法和问题发类法。
    (2)组卷。就是将一组密切联系的文件材料组合在一起,便于保管和利用。
    (3)卷内文件材料排列。即按文件形成的时间先后或重要程度排列。
    (4)编号。对卷内文件材料有图文的页面逐页编号。
    (5)编制卷内目录和备考表。
     二、按“件”整理要以计算机管理为前提条件,按《归档文件整理规则》执行。主要步骤有:
    (1)对归档文件逐件装订固定。
    (2)对归档文件以“件”为单位进行年度——保管期限分类(不确定保管期限的,只按年度——问题分类即可)。
    (3)对分类后的归档文件按时间、重要程度排列,其中对成套性文件材料相对集中。
    (4)根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”,并填写有关栏目的内容。
    (5)编制归档文件目录。
    (6)将归档文件按连续件号顺序装盒。