浙江省档案局关于开展全省数字档案室建设测评的通知 浙档发〔2015〕18号

2015-08-04 湖州市档案局

 

                                                                                                  各市、县(市、区)档案局,省直各单位

为全面贯彻落实省委十三届四次全会决定和省“两办”《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》,贯彻落实省直单位档案工作会议精神,进一步引导和规范全省数字档案室建设,根据《数字档案室建设指南》《浙江省机关数字档案室建设规范(试行)》等规范要求,现就开展全省数字档案室建设测评工作通知如下:

一、工作目标

按照省“两办”《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》要求,到2020年全省县直机关以上档案室、国有企事业单位档案室全部建成数字档案室。积极推进其他单位的数字档案室建设。

二、测评范围

全省县直以上机关、国有企事业单位。对于系统(行业)已与省档案局联合制定系统(行业)数字档案室测评标准的,按其系统(行业)标准执行。其他单位可参照执行。

三、等级要求

分为数字档案室、规范化数字档案室和示范数字档案室三个等级。

1.“数字档案室”应符合以下基本要求:

1)档案信息化纳入本单位信息化总体规划,明确分管领导和档案部门、电子文件形成部门、信息技术部门等相关部门工作职责,建立本单位档案信息化管理制度;

2)落实经费,配备必要的档案信息化软硬件设施设备保证档案信息化工作正常开展;

3室藏各类档案全部建立电子目录;

4对室藏档案数字化进行规划,制定实施方案,并按计划开展

5)档案室配备并使用档案管理软件,能实现档案收集、管理、存储、利用等基本功能;

6)档案室近3年未发生过重大安全事故且无严重安全隐患。

2.“规范化数字档案室”在达到“数字档案室”基本要求的基础上,还应符合以下必备条件:

1)室藏永久、长期(或30年)保存的传统载体档案数字化率不低于60%

2)档案室提供数字档案电子目录和相关全文的查阅。

3.“示范数字档案室”在达到“数字档案室”基本要求的基础上,还应符合以下必备条件:

1室藏永久、长期(或30年)保存的传统载体档案数字化率不低于80%

2)对具有保存价值的电子文件按国家、省有关规定及时归档并由档案室统一管理;

3)数字档案开发利用实现网络化服务,支持用户在权限许可范围内在线查看,能为本单位部门和个人提供电子目录和相关全文的查阅

四、测评标准

“规范化数字档案室”和“示范数字档案室”须依据《浙江省数字档案室建设测评标准》(见附件1)进行打分,采用百分制,测评结果80分(含)至90分命名为“规范化数字档案室”,90分(含)以上命名为“示范数字档案室”。

五、测评方法

数字档案室测评采取统一标准、分级管理的原则,各单位根据自身实际情况,提出数字档案室等级测评申请,各级档案行政管理部门负责本行政区域内数字档案室建设的指导和管理工作,并对已通过测评的数字档案室进行定期抽查。

1.数字档案室

县直以上单位“数字档案室”由同级档案局负责测评、公布,并报省档案局备案。

2.规范化数字档案室

省直单位“规范化数字档案室”由省档案局负责测评、公布。市、县(市、区)直属单位“规范化数字档案室”由同级档案局负责测评、推荐,市档案局负责审核、公布,并报省档案局备案。

3.示范数字档案室

省直单位“示范数字档案室”由省档案局负责测评、公布。市、县(市、区)直属单位“示范数字档案室”由市档案局负责测评、推荐,省档案局负责审核并统一公布。

各市档案局应根据总体目标,每年做好年度数字档案室测评计划。11月底前将申报“示范数字档案室”的《浙江省数字档案室申报表》(见附件2)一式三份、评分表、相关汇报材料及《年度“示范数字档案室”汇总表》(见附件3)报省档案局登记管理处(联系电话:0571-85118298)

 

附件:1.浙江省数字档案室建设测评标准

2.浙江省数字档案室申报表

3      年度“示范数字档案室”汇总表

 

 

 

浙江省档案局

                               2015514

 


附件1

 

浙江省数字档案室建设测评标准

 

项目

测评标准

标准分

评分细则

得分

一、组织 制度 

障(20

1.将档案信息化纳入本单位信息化总体规划,明确分管领导和相关部门职责。

5

档案信息化纳入本单位信息化总体规划,列入年度工作计划(2分)

明确分管领导;明确电子文件形成部门、信息技术部门等工作职责;各部门积极配合,解决数字档案室建设中出现的实际问题(3分)

 

2.建立健全本单位档案信息化管理制度,实现各种门类、载体电子档案集中统一管理。

3

制定档案数据安全保密制度、电子文件归档制度、档案数据上网发布审查制度、档案数据移交管理制度等,并确保制度落实执行(2分)

单位实现各种门类、载体电子档案集中统一管理(1分)

 

3.配备责任心强,业务素质好,有一定计算机操作能力的档案管理人员。

3

2年档案人员参加过计算机专业培训或档案部门组织的档案信息化相关培训(3分)

 

4.配备必要的数字档案室需要的硬件设备

4

配备档案管理应用服务器、档案数据保管和备份设备(2分)

配备满足数字档案室系统必备的专用计算机、扫描仪、打印机等终端设备和刻录机、移动存储介质等辅助设备2分)

 

5.配备数字档案室需要的软件系统。

5

软件实现档案的收集、管理、存储、利用等基本功能(3分)

软件实现本单位档案管理各项工作网络化(1分)

软件与单位OA系统有效对接,实现文档一体化(1分)

 

二、数字档案资源建设(45

(一)目录数据库建设

 

 

 

6.建立室藏各类档案目录数据库,实现计算机检索。

14

100%的室藏档案建立电子目录,包括文书、业务、照片、声像、实物等(10分)

档案实体与电子目录一一对应,目录数据完整准确规范(3分)

对于暂未移交至档案室的业务档案,实现电子目录集中统一管理(1分)

 

(二)档案数字化工作

 

 

 

7.制定档案数字化规划和方案

2

对本单位档案数字化进行规划,并制定科学的档案数字化方案(2分)

 

8.室藏永久、长期(或30年)保存的纸质档案数字化工作

10

室藏纸质档案1000卷以下,数字化完成90%得满分,数字化完成90%以下按本项满分之比例得分;室藏纸质档案1000卷以上,数字化完成80%得满分,数字化完成80%以下按本项满分之比例得分(10分)

 

9.室藏永久、长期(或30年)保存的其他传统载体档案数字化工作

2

完成照片类、音视频类档案数字化(2分)

 

10.档案数字化质量符合国家和省有关数字化技术规范的要求

2

运用检测工具随机抽检图像数据,质量达到规定要求(2分)

 

 

11.履行档案数字化安全管理职能

2

制定档案数字化安全管理制度,数字化实施操作过程符合相关要求(2分)

 

 

(三)档案数据库建设

 

 

 

12.建立档案全文数据库

5

将档案数字副本纳入全文数据库集中统一管理5分)

 

13.建立多媒体数据库

2

建立照片、音频视频等档案数据库(2分)

 

14.建立专题数据库

1

根据本单位业务工作内容和利用要求,建成可供查阅的专题数据库(1分)

 

(四)电子文件归档

 

 

 

15.明确电子文件归档范围和保管期限,加强对电子文件归档的日常监管

2

按要求制定电子文件归档范围和保管期限表(1分)

档案部门履行监管职责(1分)

 

16.对具有保存价值的电子文件及时归档,并由数字档案室负责统一管理

2

电子公文、数码照片、行政审批电子文件等及时归档,纳入数字档案室系统统一管理(2分)

 

17.归档电子文件符合国家和省相关标准

1

电子文件数据结构和格式符合标准(1分)

 

三、数字档案数据管理(10

18建立数字档案的安全保管和备份制度

3

建立数字档案安全保管制度;做好数据维护和备份管理(3分)

 

19.数字档案数据维护与安全管理

3

做好数字档案数据的日常管理与维护;定期对载体及其软硬件环境进行检测,建立日志台帐;根据需要,做好相应的数据迁移、转换工作(3分)

 

20.严格做好涉密数字档案的管理

4

制定涉密档案数据管理制度(1分)

严格区分密与非密,定人定岗进行涉密数字档案管理(2分)

涉密档案数字化加工严格按照相关规定执行(1分)

 

四、数字档案开发利用(15

21.实现档案室数字档案利用服务

5

在档案室提供目录和相关全文查阅服务(4分)

实现数字档案的全文检索(1分) 

 

22.实现本单位数字档案网络化利用服务

3

按权限为本单位部门和个人提供网络化档案目录和相关全文查阅服务(3分)

 

23.开展数字档案查阅利用效果登记及统计

5

开展查阅利用情况自动统计(3分)

开展利用效果登记(2分) 

 

24.利用数字档案开展信息加工,进行数字档案信息发布

2

编制实用的电子档案编研成果;有关室藏档案、档案工作和档案管理的信息与成果通过网络发布,并且更新及时(2分)

 

五、数字档案移交备份(10

25.按照档案行政管理部门要求,做好档案登记备份工作

5

按照档案登记备份工作相关规定,及时向当地档案登记备份中心进行档案登记备份(5分)

 

26按规定做好档案数字副本移交

4

按照同级国家综合档案馆要求,在移交传统载体档案的同时,移交相应的档案数字副本(4分)

 

27.按规定做好电子档案移交

1

按照同级国家综合档案馆要求按时移交电子档案且质量符合档案馆接收要求(1分)

 

附件2

 

浙江省数字档案室申报表

 

申报

单位

          

申报等级

 

    

 

 

基本情况:

 

 

 

 

以下申报“示范数字档案室”需填写:

1.室藏档案目录建库情况:

室藏档案总量                                         

电子目录总量                                            

2.室藏档案数字化情况

保管期限30年以上档案数量                            

保管期限30年以上档案已完成数字化数量                

3.电子文件归档与移交接收情况:

上一年度电子文件按时归档并由档案室统一管理    ( 是 / 否 )

上一年度电子文件归档数量                             GB

4.数字档案资源查阅利用情况:

提供在线电子目录查阅                          ( 是 / 否 )

提供在线相关全文查阅                          ( 是 / 否 )

上一年度数字档案资源查阅利用                  人次     件次

县(市、区)档案局意见

 

            (盖  章)

                  

市档案局意见

 

          (盖  章)           

                

省档案局意见

 

                                (盖  章)

                                        

      

附件3

 

年度“示范数字档案室”汇总表

 

填报单位:                      填报日期:

示范单位名称

所属市、县

(市、区)

测评得分

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

浙江省档案局办公室                  2015515日印发