档案与电子文件登记备份工作流程(试行)

2012-03-21 湖州市档案局

    根据市委办公室、市府办公室《关于在全市开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》(湖委办通[2010]56号)的通知,各单位应按照档案登记备份工作要求,将纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果进行登记备份。在开展档案登记备份移交前,各单位应根据有关规定,填报《各单位档案管理情况登记表》,并做好重要档案(电子文件)形成与管理情况调查、档案数字化转换和电子文件备份导出等前期准备工作。具体程序要求如下:
    一、生成备份载体(包)
    在移交前生成备份包或导出到脱机载体(同步生成唯一性认证信息),并做好备份载体(包)的登记、管理工作。
    1、生成备份数据。
    各单位应根据各种不同的备份数据内容采用不同的备份方式生成备份数据,并将生成的备份数据存储至相应的备份文件夹中。(1)电子业务数据:根据本单位的业务需求与安全保障条件,可采用导入/导出、冷备份、热备份等方式形成备份数据。(2)电子公文:按照国家有关电子公文归档移交的要求执行,目前不具备归档移交条件的,可暂时采用类似电子业务数据的方式备份数据。(3)档案数字化成果:按照《湖州市电子文件中心数据交换格式》和《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》(浙档〔2007〕4号)等规定,优先将纳入登记备份范围的具有永久、长期保存的传统载体档案进行数字化并形成备份数据。目录数据应采用DBF格式;图像文件应采用多页TIFF、PDF等格式存储,并将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。归档文件级命名格式为:年度—保管期限—室编件号。
    2、打包处理。
    通过专门的打包摘要工具,对备份数据进行iso、Zip等压缩或非压缩的打包处理,并生成对应数据包的数字摘要(可用md5、sha1等摘要算法)。
    3、确定备份载体。
    备份载体(DVD光盘、磁盘等)要符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《磁带载体档案管理与保护规范》等规范要求,要求质量好、一次写、只读性。
    电子公文和档案数字化成果,按规定格式存储至一次写光盘或磁带等脱机载体,保证档案数据内容的真实性、完整性和可读性。电子业务数据因每次备份的数据量较大,可通过磁盘阵列(速度比较快)进行本地备份,再打包处理后进行在线传输或脱机存储至光盘、磁带等载体。
    4、备份载体(包)登记。
将打包好的备份数据刻录至光盘,或拷贝到磁带等备份载体。打包时应做好载体(包)的编号、数字摘要等信息的登记。
    二、填写登记备份材料
    各单位根据档案登记备份的时间要求,在移交档案登记备份数据前,认真填写《电子文件和数字档案备份情况表》、《电子文件和数字档案备份情况表(续表)》、《档案备份数据移交、接收检验表》。
以上材料在报送前均应经单位审核、盖章。其中《电子文件和数字档案备份情况表》中的“情况说明”一栏,应注明本次移交的档案数据的内容。《电子文件和数字档案备份情况表(续表)》以档案登记备份载体(包)为单位填写,并包含每份载体(包)的唯一认证信息(数字摘要)。
    三、报送与移交
    各单位可通过在线传输、光盘移交等方式,在规定时间将档案登记备份载体(包)报送给档案登记备份中心,同时报送相关书面材料。涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送。
    电子公文和档案数字化成果,采用在线传输和脱机载体移交两种方式。在线传输可依托电子文件中心接收平台实现,通过“同步数据”和“上传数据包”形式实现在线备份。脱机备份采用光盘、磁带等脱机载体进行移交。暂不具备在线传输条件的单位,可以脱机载体(光盘、磁带等)方式移交。
电子业务数据采用光纤在线传输等方式,暂不具备在线传输条件的,可以脱机载体方式移交。
    四、受理、审核
    1、材料审核。审核各单位档案登记备份范围是否符合浙委办〔2009〕140号文件和有关档案法规政策规定,《电子文件和数字档案备份情况表》等报送材料是否完整、有效。
    2、技术检测。移交的登记备份载体是否符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《磁带载体档案管理与保护规范》等规范要求,载体质量是否完好,介质是否携带病毒,备份载体(包)摘要信息是否与已登记信息一致等。
    五、反馈
    档案登记备份中心根据审核结果,填写《档案备份数据移交、接收检验表》并反馈给报送单位。对于档案登记备份数据(或书面材料)不符合要求的,报送单位应在收到反馈后按照档案登记备份中心的要求重新移交、报送。
    六、备份数据利用
    各单位需从登记备份中心获取本单位备份数据的,应先向市档案馆填写利用申请表,经市档案馆批准后,凭本单位介绍信或领导签批的申请书,可取走备份数据的复制盘。原盘不得借阅,只能到市档案馆查阅。

                                                                                                 2011年5月