湖州市市级机关档案分类方案编制规则(试行)

2010-01-22 湖州市档案局

    档案分类方案是立档单位文件归档和档案管理的业务规范。为统一我市各立档单位档案分类的基本方法,以适应档案管理现代化的需要,特对档案分类方案的编制作如下规定:
    一、分类原则
    档案分类以立档单位的职能分类为基础。
    职能是指每个立档单位承担的社会功能及其基本工作任务。建立档案分类体系,应以职能划分作为划分档案类别的依据。档案职能分类法适用于所有立档单位。
任何一个单位都有国家和社会赋予的特定职能,这种职能具体表现为区别于其它单位的专门性的管理或业务技术工作。也有为顺利行使特定职能而进行的一系列辅助性管理活动,如人事、财务、后勤管理等,这些活动一般在所有单位具有共同性。立档单位这两种类型的活动形成两种类型的档案。特定职能活动形成“职能类型”档案,辅助性管理活动形成“通用类型”档案。
    以一个单位的全部档案为对象,依据特定职能和辅助管理为立类、划类的标准,建立起完整的档案分类体系,就能全面地系统地反映立档单位的职能活动和历史面貌,也便于档案的收集、整理和科学管理。
    二、分类方法
    首先把全部档案划分为通用类型和职能类型两大部分。然后分别在每一部分内进行档案的分类。
    (一)通用类型档案一般包括文书类、业务管理类、科技类、会计类、特种载体类、干部职工档案类等六大类。其中业务管理类和特种载体类是为保管利用方便按载体特征划分出的类。上述各类档案按顺序统一给定类号,由于各单位的建制、规模不同,有些单位可能不完全具备这些类的档案,可以从实际出发不设有关类目。
    (二)职能类型档案依其基本职能的分工为标准设立,主要依据是本单位“三定方案”规定的基本职责任务,适用于二级类目的编制。单位内部组织机构是以现职能划分为基础设立的,因此可参考内部机构设置进行职能分类,但在实际工作中,每个内部机构的具体职能任务可能不止一项,且组织机构变化频繁,具有不稳定性,因此机构设置不能作为分类的主要依据。只有按立档单位的基本职能项目来划分档案的类别,才具有客观准确性和相对的稳定性。
    三、档案分类方案的结构
   档案分类方案由编制说明、分类表、使用说明三部分组成。
   编制说明是分类方案的编制目的、分类的依据、规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明,是使用方案的指南。
    分类表是分类方案的主体部分,该表是将一个立档单位各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序,以图表的形式表示出来。将立档单位职能活动形成的档案按一级、二级类目排序,形成一个分类体系表,该表简洁明了,较直观地揭示一个立档单位职能活动所形成的各类档案情况。
    使用说明包括说明档号标识和案卷排列方法。
    四、有关说明
    此《规则》适用于未编制分类方案的机关、事业单位。国家与省有关部门已对档案分类作出明确规定的,按国家与省规定执行。

附件:湖州市机关、事业单位档案分类方案(示范本)。