浙江省信访案件档案管理办法

2009-05-11 湖州市档案局

第一章 总则

     
第一条 为了加强信访案件档案的管理,维护信访案件档案的完整与安全,更好地为信访工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》和《浙江省信访条例》及国家有关档案工作的规定,结合我省信访工作实际,特制定本办法。
     
第二条 本办法所指的信访案件档案是指信访部门在办理中央、国家机关,省、市和县(市、区)各级领导批示交办的重要信访案件的查处和处理群众来信来访工作中直接形成的,具有查考利用价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。
     
第三条 信访案件档案管理是信访档案管理工作的重要组成部分,应纳入信访部门档案全宗,实行集中统一管理,维护档案的完整与安全,便于各方面对档案的有效利用。
     
第四条 各级信访部门要依法加强对信访案件档案的管理,开展对下级信访部门信访案件档案管理工作的指导、监督和检查。
      
第五条 各级档案行政管理部门应加强对信访案件档案工作的监督指导。

                                     
第二章 收集、归档

     
第六条 各级信访部门应制定信访案件档案整理归档制度,明确归档范围、归档时间和归档要求。
     
第七条 凡是在信访案件查处过程中形成的,具有查考保存价值的各种文件材料均属归档范围。信访案件处理完毕后,相关的文件应规范整理,及时归档。
     
各级信访部门在信访案件查处过程中形成的,应当归档的信访案件类材料主要包括:
     
(一)来信来访的登记、记录及信访人的申诉、举报、控告材料;
     
(二)上级部门、领导交办的重要信访事项的函、批示及督办和呈报材料;
     
(三)处理信访案件中形成的各种文字材料;
     
(四)涉及信访案件的其他材料;
     
(五)信访工作计算机管理系统中生成的有数据的存储介质。
       
归档范围详见《浙江省信访字案件档案归档范围和保管期限表》(附件1
      
第八条 归档的信访案件档案应完整、准确,字迹工整,载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准,禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。
     
第九条 信访案件结案后,具体承办部门的有关人员应及时收集、整理和归档,并在三个月内向本单位的综合档案室移交。
     
第十条 信访案件档案保管期限分为永久、长期和短期。人民来信来访的文件材料中有中央、国务院、各部委领导要求上报的和两办领导重要批示的,对本机关、国家和历史研究有长远利用价值的,为永久;人民来信来访的文件材料中有省两办领导的批示,反映比较重要的集体上访、联名信的案件,在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的,为长期;在较短时间内对本机关有参考利用价值的,为短期。

                               
第三章 整理、编目

     
第十一条 信访案件档案实行承办部门整理的原则。办案过程中形成的文件材料,由有关人员负责整理。
      
第十二条 根据信访案件来源不同,信访案件档案可分为重要来信来访案件档案和领导批示件两类。重要来信来访案件档案可采用年度——地区——来信来访人员姓名排列;领导批示件采用年度一批示人排列。
     
第十三条 信访案件档案整理采用一案一卷的原则。对办结完毕的信访案件材料可整理成独立的保管单位一卷,每卷信访案件档案由若干份文件材料组成。
  
(一)重要来信来访案件材料每卷内文件材料或按下列顺序排列并编流水号:
      1.
信访案年办结完毕后形成的汇总(汇报)材料;
      2.
信访案件审结单;
      3.
各承办单位办理信访案件的情况汇报,包括处理信访问题的会议纪要、地方审结单等;
      4.
要信、包括要信的正文和签批稿;
      5.
群众来信来访材料,包括信件正文、附件、信封、来访登记情况、照片、录音带、磁带、磁盘等。
 
(二)领导批示件每卷内文件材料可按下列顺序排列并编流水号:
      1.
上报中央、国务院、各部委领导或省两办领导的汇报材料;
      2.
信访案件审结单;
      3.
各承办单位办理信访案件的情况汇报,包括处理信访问题的会议纪要、地方审结单等;
      4.
要信、包括要信的正文和签批稿;
      5.
上级部门、领导交办的重要信访案件的函、省两办领导批件拟办单、《信访情况通报》、《信访情况反映》等。
     
第十四条 信访案件档案应按卷(用软卷皮)采用三孔一线装订。使用装订的材料应符合档案保护的要求。按卷装订好的信访案件档案应填写案卷封面(附件2),并依卷内文件排列顺序农卷编制卷内文件目录(附件3)。
     
第十五条 按卷装订的档案按分尖方案和时间先后顺序逐卷装入盒内,并填写备考表(附件4)档案盒盒脊(附件5)。
     
第十六条 信访案件档案的编目
     
(一)信访案件档案号的编制应与本机关全宗档案编号统一,并编写信访案件案卷目录(附件6);
     
(二)信访案件档案按重要来信来访案件类和领导批示件类的分类方案分别以卷为单位编卷内文件页(张)号,卷内有照片的页面,可把照片固定在芯页上,再农页编写页(张)号;
     
(三)为方便检索,信访案件案卷目录中的信访案卷题名应包括来信来访人员姓名或批示人姓、信访内容等必备要素。
     
(四)卷内有录音带、磁带、磁盘等特种载体的,应另行分类整理编目存放,并填写相应的参见号。可参照《磁性载体档案管理与保护规范》和《电子文件归档与电子档案管理规范》等有关标准整理。

                                
第四章 保管、利用

     
第十七条 各级信访部门应根据档案工作的要求,采取必要的保管和保护措施,配置防光、防高温、防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施。定期检查,确保信访案件档案的完整与安全。
     
第十八条 建立信访案件档案查阅和借阅制度,履行查阅、借阅登记手续。查阅档案严禁对档案勾划、涂改、标记号、折叠、污损、撤换、添加内容等。外单位借阅信访档案,必须凭单位介绍信,经领导批准,并办理登记后,方可借阅,并限时归还。
     
第十九条 在对档案信息实行有效保密的前提下,积极利用各种现代化技术手段,建立信访案件档案数据库,为统计汇总、综合调研、分析决策、查找利用等创造便捷条件。
     
第二十条 信访案件档案的销毁要严格按照档案保管期限执行。到期的信访档案由信访部门综合档案室提出书面报告,并编制销毁清册,经分管领导审批,到指定地点销毁。

                                        
第五章

      
第二十一条 本办法适用于全省各级信访部门对信访案件档案的管理工作。
      
第二十二条 本办法由省信访局与省档案局负责解释。
      
第二十三条 本办法自发布之日起实施。





 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


附件1

 

浙江省信访案件档案归档范围和保管期限表

    1
、中央、国务院、各部委、上级信访部门对本省范围内的信访案件、整理的单件和综合材料的批示件及有关部门对批示件办事情况的回报材料(永久)
    2
、上级部门、领导交办的信访案件的函、包括信浙字、访浙字和《信访情况通报》、《信访情况通报》、《信记情况反映》等信息转送、督办的领导批示函及涉及的签批件(永久)
    3
、处理人民来信的文件材料
    3.1
有中央、国务院、各部委、上级信访部门领导和两办领导重要批示、办理信访案件过程中形成的要信的正文和签批稿、报结材料、信访案件审结单和汇报材料(永久)
    3.2
有省两办领导或本机关领导批示、办理信访案件过程中形成的要信的正文和签批稿、报结材料、信访案件审结单和汇报材料(长期)
    3.3
一般来信的登记和转办情况登记表(永久)
    4
、处理人民来访的文件材料
    4.1
有中央、国务院、各部委、上级信访部门领导和两办领导重要批示、办理信访案件过程中形成的要信的正文和签批稿、报结材料、信访案件审结单和汇报材料(永久)
    4.2
有两办领导或本局领导批示、办理信访案件过程中形成的要信的正文和签批稿、报结材料、信访案件审结单和汇报材料(长期)
    4.3
一般来访案件的登记和转办情况登记表(永久)
    5
办理领导批示件、处理信访问题过程中形成的协调会议纪录、纪要等文件材料
    5.1
反映重要问题的(永久)
    5.2
反映比较重要问题的(长期)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2

 

 

 

 

访

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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