关于开展2015年度市级机关档案工作行政监督检查的通知

2015-08-19 湖州市档案局
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市级各有关单位:

为贯彻市委办、市政府办印发的《关于加强与改进新时期档案工作的通知》(湖委办[2015]33号)文件精神,提升市级机关部门档案工作的规范化、制度化、法制化和信息化建设水平,根据平安湖州档案工作考核内容要求和《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》有关规定,市档案局决定继续开展2015年度市级机关档案工作行政监督检查,现将检查工作有关事项通知如下:

一、检查单位

纳入档案行政监管的所有市直机关部门,具体名单见附件1

二、检查内容

1、依法开展单位档案工作的情况。具体包括:档案工作组织领导机构、档案员定岗在位情况,档案收集归档网络体系等档案工作制度,各类档案集中统一管理、档案安全保管利用场所及措施等落实情况;

2、档案基础业务规范化建设情况。主要包括2014年度应归档的各类文件材料收集、整理、编目等情况;

3、依法向市档案馆移交档案的情况;

4、开展年度重要档案数字化,并完成数字档案登记备份等情况。

三、检查时间、方法和步骤

采取单位自查并将自查情况网上呈报档案行政管理部门审查与档案行政管理部门现场开展行政监督检查相结合的方法进行。

1、单位自查。各单位依照检查内容进行自查,于930,通过政府外网登录市档案局登记备份系统(172.21.0.24),填写并报送《档案与电子文件登记表》、《年度档案与电子文件整理归档情况说明》和本单位2014年度归档整理的档案电子目录,具体按《登记备份工作具体流程》(附件2)进行操作。部分未授权登录单位,仍按纸质材料一式两份报送,相关表格在湖州档案信息网表格下载栏目中下载《档案登记备份表格》。

2、网上审查。9月至10月,市档案局通过登记备份平台,检查每一家单位报送的数据内容,并根据检查情况进行反馈,指导落实各单位完成档案登记备份工作。

3、重点抽查。市档案局根据网上审查和档案移交完成情况,结合平时工作开展,确定重点检查名单,于11月组成三个小组,对重点检查单位进行现场行政监督检查。

4、情况通报。根据各单位报送材料和现场检查情况,在检查中发现问题较为突出的单位,市档案局将发出《档案工作限期整改通知书》,并督促限期整改。在督促整改、统计汇总、审核复查后,市档案局于12月下旬通报行政监督情况。

四、有关要求

1、各单位对此次档案行政监督检查要高度重视,分管领导要亲自组织,档案员要认真负责落实具体要求,以良好的状态进行自查和接受现场督查。

2、单位自查所填的表格要实事求是,经分管领导审核把关后网上呈报。

3、接受现场检查的单位要认真梳理年度重点档案工作落实情况,尤其对往年档案工作的薄弱环节加大整改力度,不断提升单位档案工作整体水平。

 

附件:12015年档案工作检查单位名单

2、登记备份工作具体流程

 

湖州市档案局

2015819


    

附件1

2015年档案工作检查单位名单(共76家)

 

市委办、市人大办、市府办、市政协办、市纪委、市委组织部、市委宣传部、市委统战部、市委政法委、市农办、市台办、市编委办、市直机关工委、市委老干部局、市信访局、市委党校、市总工会、团市委、市妇联、市科协、市文联、市残联、市贸促会、市工商联、市发改委、市经信委、市财政局、市统计局、市旅委、市国资委、湖州开发区管委会、太湖度假区管委会、市民政局、市人力社保局、市审计局、市环保局、市安监局、市行政执法局、市外侨办、市机关事务管理局、市金融办、市矿治办、市行政服务中心、市人防办、市供销社、市手工业联社、市公积金中心、市信息中心、市国土资源局、市水利局、市农业局、市林业局、市气象局、市中级法院、市检察院、市公安局、市司法局、湖州监狱、市教育局、市科技局、市文广新局、市红十字会、市体育局、市住建局、市交通运输局、市国税局、市场监管局、市质监局、市出入境检验检疫局、市邮政管理局、市烟草专卖局、人行湖州分行、市银监局、湖州银行、湖州日报社、广电总台

 

 

附件2

登记备份工作具体流程

 

一、登记上报

(一)填写登记表

各登记单位应于每年9月底前,向市档案局监督指导处进行档案与电子文件登记,并填写《档案与电子文件登记表》及《年度档案与电子文件整理归档情况说明》,首次登记的应同时报送本单位登记备份方案。登记的主要内容包括:

1.档案与电子文件的目录、数量、类型、载体及其信息系统;

2.档案与电子文件的安全保管状况;

3.现有或拟实施的电子文件备份方案及相关材料;

4.保证档案与电子文件完整、准确、系统所采取的控制措施;

5.信息系统安全防护措施等。

(二)受理、审查

市档案局监督指导处对各登记备份单位报送的《档案与电子文件登记表》及相关材料,结合有关规定和已掌握的情况进行核实,提出实施档案备份的意见和档案安全管理的相关建议,并及时向登记备份单位反馈登记审核结果和备份处置。

二、备份数据报送

各登记单位根据市档案局监督指导处的审查结果,按照要求开展备份工作,并按照规定时间将备份数据报送至市档案与电子文件备份中心。报送时应填报《档案与电子文件备份情况表》、《档案与电子文件备份情况明细表》和《档案与电子文件备份数据检验表》等材料;业务数据另需填报《电子业务数据及系统情况登记表 》。

(一)备份前准备

1.收集备份数据:各登记单位在开展登记备份工作前应根据各种不同的备份数据内容生成备份数据。

1)本单位龙宇软件中电子条目导出,形成DBF文件存放相应的文件夹;

2)本单位已完成的档案数字化成果。数字化转换应按照《湖州市电子文件中心数据交换格式》和《纸质档案数字化技术规范要求》,采用彩色模式,分辨率200dpi以上;原档以JPEG格式、挂接件以PDF格式,并将每一份图像文件命名为龙宇软件数据库中该份文件的档号。归档文件级命名格式为:年度保管期限室编件号(或按照监督指导处相关规定执行),将命名好数字化成果存放入相应的文件夹。

3)本单位历年发文的电子版(即电子公文),按年度存放入相应的文件夹;

4)本单位工作应用软件平台数据(即电子业务数据)。联络网络(信息)员,将本单位电子业务数据采取数据库及信息系统整体打包备份。

2.打包处理:由单位档案员将收集到的数据通过专门的打包摘要工具,对备份数据按ZIPISO等无损、可还原的通用格式分类进行封装打包;有保密要求的,可对备份数据进行加密处理,并生成对应数据包的数字摘要(可用md5sha1等摘要算法)。

(二)备份数据报送

1.报送方式:可采取脱机载体报送、在线定期传输。

1)在线报送可登录172.21.0.24(政府内网单位)湖州市档案局登记备份系统。

2)脱机载体报送,政府内网外的可通过移动介质(移动硬盘或u盘)报送。

2.报送时间:

1)电子业务数据的备份周期可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求与市档案登记备份中心商量确定。可确定为每周、每月、每季度定期备份。首次备份需对业务信息系统环境一同备份;系统环境更新时需及时对新系统进行备份。

2)归档电子公文每年进行一次备份,在次年10月底前完成前一年度形成的归档电子公文的备份。首次备份需将历年的电子公文一起备份。

3)档案数字化成果每年进行一次备份,在次年10月底前完成前一年度形成的数字化成果(全文和电子条目)的备份。

三、数据检测与反馈

市档案与电子文件备份中心对各单位报送的备份数据利用相关手段进行业务和技术检测。根据检测情况,由市档案与电子文件备份中心填写《档案与电子文件备份数据检验表》,连同检测报告一并反馈给上报单位。对于备份数据不符合要求的,登记单位应在收到反馈后及时整改,再按要求重新报送。

四、有关要求

以上各类表格均需先登录172.21.0.24(政府内网单位)湖州市档案局登记备份系统进行填写打印,报送时需报送盖有单位公章的纸质材料,一式二份。