湖州市档案馆关于原湖州市档案局局长任期经济责任审计整改结果的公告

2019-08-30 湖州市档案局
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2019年2月26日至3月29日,湖州市审计局依照相关规定对我单位进行了原湖州市档案局局长任期经济责任审计,并出具了《审计报告》(湖审责报[2019]18号)。审计结果认为张楼岩同志任市档案局局长期间,围绕党委政府中心工作,充分发挥档案存史、资政、育人作用,为全市经济社会发展大局提供优质档案服务,任期内创新引领档案事业转型发展,成功创建“全国示范数字档案馆”,制订出台13个内部管理制度,制度执行基本有效,财政收支基本真实合法。但也发现了一些问题,我单位已根据审计意见和建议,采取整改措施。现将审计整改结果公告如下:

一、关于审计查明问题的整改情况

(一)审计查明主要问题、责任认定及处理意见的整改情况

1.关于“4个项目签订的合同付款进度与招标文件不符”问题的整改。整改期间我单位采取以下措施进行整改:一是督促项目监理单位严格对照项目招投标文件重新审查项目执行情况,并委托有资质中介服务机构对新馆爱国主义教育基地项目以及国家级数字档案馆项目进行结算审核和财务决算;二是约谈招标代理单位,对其未及时履行合同审查义务进行批评;三是督促业务经办人员加强业务知识学习,组织学习《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等文件,四是规范合同起草与审查,修改完善《湖州市档案馆合同管理制度》,明确今后项目合同签订必须与招标文件一致,并经单位法律顾问审核后再签订执行,严格执行招投标工作有关政策文件,杜绝违规签订合同的事项发生。整改以来,在7月我单位新项目招投标和签订合同时,已按标准流程进行规范操作,并严格执行合同款项支付。

2.关于“未按合同约定提前支付项目进度款5.8万元”问题整改。针对审计提出的建议要求,我单位调查查明缘由后再次督促项目责任处室加强对项目进展监管,严格按合同约定执行,明确办公室加强内部控制,做到重大资金支付上会讨论决定。今后市档案馆将进一步加强单位财务管理内部控制,从严从紧签订有关合同,规范操作程序。

(二)其它需要督查追责和整改落实问题的整改情况

1.关于“对委托招标代理公司履职的监管不到位”问题整改。针对《审计报告》中提出的监管不到位问题,我馆马上组织调查,确定问题主要原因是招标代理公司和评审委员会对投标人的资格审查把关不严,投标人提供的资料及承诺不实。我单位采取以下措施进行整改:一是我方马上约谈项目招标代理公司,对其未尽职履行投标人资格审查进行批评,并配合市财政局采监处进行调查询问;二是安排数字档案馆项目监理单位对项目重新全面审核,目前问题所涉及的项目均已完工。三是委托有资质中介服务机构对数字档案馆项目进行财务决算,截止目前未发现主要经济问题;四是做好对招标责任处室的教育提醒,加强对委托招标代理公司在具体委托招标事项上的监管,督促加大对投标人的资格审查等把关力度。

2.关于“差旅费报销制度个别条款设定不合规”问题整改。根据《审计报告》中提出的制度条款错误,我们马上修订重新出台《湖州市档案馆工作人员差旅费开支实施办法》;同时,加强对干部职工培训教育,严格财务报销手续。

3.关于“浙北档案事务所个别资产未入固定资产核算”问题整改。审计意见反馈后,我单位马上督促整改。现根据市委巡察整改要求,正在办理浙北档案事务所资产评估与注销手续,委托湖州恒生会计师事务所对湖州浙北档案事务所进行资产评估,待评估完成后的企业资产与设备将无偿交付市档案学会使用,并补录到市档案学会固定资产账目中。

4.关于“历史遗留事项未及时处理”问题整改。针对《审计报告》中提及的在2012年以前形成的历史遗留现金、购物卡、转账支票等问题,我单位采取以下措施进行整改:一是关于湖州恒锐信息科技有限公司抵押的1张2万元转账支票,目前该企业已无法联系也无法归还该转账支票,报经馆党组同意后,对该支票进行作废处理;二是与天煌大酒店联系,注销天煌大酒店VIP卡(该卡余额为0);三是对历史遗留的购物卡变现2100.9元和历史遗留现金4076.2元共计6177.1元,因无法处置,报请纪检组同意后,于8月20日全部上缴市纪委581账户。截止目前,历史遗留事项全部整改完毕。为杜绝此类情况再次发生,我单位再次对本单位内部各项经济业务事项开展了自查,并对办公室和财务经办人员进行约谈教育,严肃财经纪律,加强内部管理,提升财务管理规范水平。

5.关于“信息系统管理不够完善,个别使用效率不高”问题整改。我单位采取以下措施进行整改:一是委托浙江省发展信息安全测评技术有限公司对我单位档案馆管理系统进行安全等级测评,并出具了《信系统安全等级测评报告》,测评结果为基本符合,对信息系统存在的安全隐患,落实数字档案馆信息系统建设方同步进行整改;二是再次组织技术保护处和管理利用处有关人员学习《湖州市档案局网络与信息安全应急预案》、《湖州市档案局(馆)电子数据备份制度》、《湖州市数字档案馆信息安全管理制度》等制度文件,落实专人强化信息系统安全日常管理,及时协调专业技术人员核查系统的安全性和稳定性,截止目前系统运行正常;三是结合机关部门第五轮档案移交计划实施,组织开展大走访、大调研活动,主动到各部门开展档案宣传,推广应用系统,提高电子公文归档系统利用率;四是加强档案工作人员业务技能培训,计划于10月至11月,会同区县档案馆一同委托苏州大学社会学院组织开展档案业务知识脱产培训,提升档案从业人员素质与能力。

二、关于审计建议的采纳情况

(一)关于“强化执行监督,促进内部管理规范”审计建议采纳情况。

围绕《审计报告》提出的“正确理解有关政策法规精神,严格按照规定从严从紧制定内部控制制度和签订有关采购合同”以及“有计划地对本级及下属单位开展内部审计”等建议。我单位主要采取以下措施加以改进:一是进一步规范操作流程,党组再次学习《湖州市直属局级单位领导集体决策重大问题议事规则(试行)》,重申“三重一大事项”上会报告决策机制,落实办公室负责加强内部控制,监督合同的签订与执行;二是完善每月机关学习机制,组织开展政策法规的学习培训,要求工作人员平时认真自学,及时与外单位的沟通学习请教,加强对《湖州市馆财务管理办法》和市财政财经纪律有关文件的学习,确保政策执行正确到位;三是健全领导机构,及时调整明确领导分工,调整并建立财经工作、内部控制、资产清查和内部审计等内部管理工作组,修订完善《湖州市档案局工作人员差旅费管理制度》和《湖州市档案馆合同管理制度》;四是委托市财政项目审核中心和湖州恒生会计师事务所对新馆爱国主义教育基地项目以及国家级数字档案馆项目进行结算审核和财务决算,确保项目执行不出偏差;同时委托湖州恒生会计师事务所对湖州浙北档案事务所进行资产评估,确保企业注销工作规范,防止资产流失。五是严格按照市财政有关规定,及时督促各责任处室落实年度预算执行计划,组织开展好单位财务决算和年度预算编制工作,按规范流程做好项目与设施设备采购。

(二)关于“加强信息系统管理,提升信息化工作效益”审计建议的采纳情况。

围绕《审计报告》提出的“确保信息系统安全”以及“充分发挥信息化资产的利用价值,提高归档工作效率”等建议。我单位主要采取以下措施加以改进:一是委托浙江省发展信息安全测评技术有限公司对我单位档案馆管理系统进行安全等级测评,落实数字档案馆信息系统建设方上海泰宇信息技术有限公司同步进行整改;二是落实专人强化信息系统安全日常管理,及时协调专业技术人员核查系统的安全性和稳定性;三是组织开展大走访、大调研活动,主动到各部门开展档案宣传和业务指导,推广应用系统,提高电子公文归档系统利用率;四是计划于10月至11月,组织开展档案工作人员业务技能培训,以提升档案从业人员素质与能力。

三、其它需要公告的内容:无

经过2个月的审计整改,《审计报告》中提及的7个问题已经完成整改和落实措施。整改期间,认真查找问题原因,对项目委托的招投标代理公司进行约谈,组织开展谈心谈话4次,对4名具体经办人员进行了询问和提醒教育。在全面整改的同时,注重加强制度建设,着力构建防止类似问题再次发生的长效机制,通过认真自查、总结、梳理,进一步明确领导职责分工,建立健全包括内审、财务、正风肃纪等内部管理相关领导工作小组19个,修订完善有关制度3个。