市委编办采用“3X”模式创新机构编制档案管理

2021-01-12 湖州市档案局
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为加强机构编制日常管理,规范机构编制档案管理工作,湖州市委编办采用“3X”模式创新机构编制档案管理,推动机构编制实现精细化管理。

“3X”模式即“传统手工档案+现代电子档案+部门档案”。按照市档案管理相关规定,通过“3X”的管理模式,对各部门机构编制信息实行“一动三调整”,达到机构编制档案信息真实、准确、完整、规范、可追溯的效果。

一是完善传统手工档案。在现有手工机构编制档案的基础上,指定专人根据市委市政府、市委编办制定的涉及各部门及所属单位的关于机构编制职能的规范性文件,及时对档案进行动态更新和维护。同时按照时间顺序,认真细致梳理每个机构的历史沿革文件资料,并根据文件对手工档案进行详细补充完善、纠陈更新,确保档案记录内容能够真实、准确、完整、全面反映规范性文件的整体内容。

二是建立现代电子档案。按照“便于管理、方便查找”的原则,将已有的手工档案转换为现代电子档案,并对档案指标进行细化,除反映机构名称、机构规格、机构性质、编制数、领导职数、内设机构等重点指标外,进一步将“编制数”这一指标细化为增加编制数、减少编制数、现有编制数三项,同时将文件号细化为规范文件的文件名称、文件号,以及发文日期。

三是创新部门档案。按照“全要素记载、精细化管理”的原则,借鉴党政机构改革和事业单位改革的有益做法,采取“一个机构、一本档案、一盒档案”的管理模式,对现有机构档案内容进行进一步丰富和细化。每份档案均按照内容有序排列、合理归类、单独成档。包括机构历史沿革情况,该机构从成立至今发展演变的规范性文件资料,机构目前的现状及基本情况,含机构名称、机构级别、机构性质、批准文号、人员编制、联系方式等内容;本机构最新“三定”规定;机构编制统计分析表,包括本单位及其所属机构的编制统计整体情况分析等。