德清:强化工程档案管理 全力服务地信大会

2018-08-09 湖州市档案局
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首届联合国世界地理信息大会即将在德清召开,以地信大会永久会址为主的各项重大建设项目正在抓紧建设完成。为发挥档案力量全力服务大会,德清县档案局派业务骨干提前介入、全面跟进、接轨需求、精准服务,通过“三抓三介入”强化地信大会重大建设项目档案指导服务工作。

一是项目开工前介入,抓管理职责。重大建设项目档案具有数量大、价值高、时间跨度长、参建单位多等特点,主要存在前期文件材料收集不完整、档案整理归档不及时、档案人员业务水平参差不齐等问题。德清县档案局为保证地信大会32个基础设施项目档案资料的完整性、系统性和准确性,在项目开工前主动联系建设单位德清联创科技新城建设有限公司,建立档案工作网络,明确档案管理职责,制定档案管理制度。将档案收集、整理、保管、移交、归档等环节的工作程序和规范纳入到管理制度中,提出项目档案在归档内容、质量、份数、时间等方面的具体要求。

二是项目施工中介入,抓指导培训。项目开工后,德清县档案局以地信大会筹备工作档案分管领导、基础设施项目联系人、施工和监理资料员为重点,组织开展世界地理信息大会项目档案专题业务培训会。派专员常驻大会筹备专项组,主动走进基础设施项目施工现场,召集施工管理人员、技术人员进行项目档案收集范围、整理方法等基础知识的宣传,发放《国家重大建设项目文件材料归档要求和档案整理规范》。定期督导项目档案的基础管理工作、项目档案的收集质量、项目档案的安全状况,着重检查项目前期管理性文件、竣工文件、隐藏工程文件以及重要合同、协议等重点环节。

三是项目竣工时介入,抓检查验收。德清国际会议中心、德清国际展览中心等重大项目的竣工验收预计8月份完成。德清县档案局为确保项目竣工验收的同时完成项目档案的归档验收,不仅对施工单位档案编制提供实质性的指导,更严格要求监理单位做到检查项目施工进度的同时检查项目档案的收集整理情况。主动指导建设单位按照要求在项目竣工验收前组织项目管理人员、档案人员进行细致认真的自查,着重项目档案重点、细节的检查,如文件是否为原件、竣工图是否加盖竣工图章、签字手续是否完备,坚持高标准、严要求对发现的问题及时解决,确保重大建设项目档案的归档质量。