关于印发《湖州市行政村档案管理办法(试行)》的通知

2008-10-22 湖州市档案局
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各县档案局、吴兴、南浔区委办公室、湖州经济开发区管委会办公室、太湖旅游度假区管委会办公室:

为加强行政村档案的规范化管理,服务社会主义新农村建设,现将《湖州市行政村档案管理办法(试行)》印发给你们,请结合实际组织实施,在试行中有关情况望及时与市档案局法制处联系。
      附件:1、湖州市行政村档案归档范围和保管期限表 

            2、湖州市行政村档案管理制度

 

                                                     湖州市档案局办公室

 

                     2006年8月7日

湖州市行政村档案管理办法(试行)

第一条 为加强行政村档案的规范化管理,促进农村经济发展和社会进步,更好地服务社会主义新农村建设,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国村民委员会组织法》及国家有关法律、规范,结合本市实际情况,制定本办法。

第二条 行政村档案是指行政村党组织、村委会及下属委员会、群团组织、村集体经济组织和农户在“三个文明”建设活动中直接形成的,对国家、集体和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

第三条 行政村档案工作是发展农村基层民主,加强农村“三个文明”建设,维护农民切身利益的一项重要基础工作。行政村党政组织要重视档案工作,明确分管领导,将档案工作纳入村规范化管理要求和各项建设内容。

第四条 行政村档案管理机构在村党组织、村民委员会领导下,负责本村各类档案的收集、管理和利用工作,并对村所属单位的档案工作进行监督和指导。在业务上受乡(镇)人民政府、街道办事处和县(区)档案、民政、农业等行政管理部门的指导和监督。

第五条 村委会应设立综合档案室,对行政村档案实行集中统一管理,确保档案的完整、安全和有效利用。

第六条 行政村档案应由专人管理。档案管理人员应具有一定档案业务知识。

第七条 行政村档案以行政村为立档单位,村党组织、村民委员会和下属单位所形成的档案组成一个全宗。

第八条 行政村档案工作应根据本村实际建立健全档案收集、保管、利用、鉴定销毁等制度。

第九条 凡是由村党组织、村民委员会及所属企事业单位在工作活动中形成的,具有查考保存价值的,特别是关系村民切身利益的各种文件材料,都应归档保存,任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁。

第十条 行政村档案按门类可分为文书档案、经济科技档案(包括基本建设档案、设备档案)、会计档案、村民档案、声像实物档案,具体归档范围可参照《湖州市行政村档案归档范围和保管期限表》(见附件1)。

第十一条 各类文件材料的归档时间为:

(一)文书材料于次年六月底前完成立卷归档工作。

(二)会计材料由会计人员整理,在会计年度终了后保管一年,于次年六月底前向村综合档案室集中归档。

(三)基本建设文件材料在项目竣工验收后三个月内归档。

(四)照片在活动结束后一个月内,由拍摄者连同底片、说明等一并归档;数码照片由摄影者收集并编写文字说明后,随其他载体档案一起归档。

(五)声像实物档案应在活动结束或办理完毕后随时归档。

(六)村民档案材料在形成后一个月内归档。

第十二条 行政村各种门类档案按下列规则进行分类编号。

(一)文书档案按年度-问题分类,以件为单位整理。

(二)会计档案先按凭证、报表、帐簿等形式,再按年度分类整理。

(三)科技档案中的基建档案按工程项目分类整理;设备档案按型号分类整理。

(四)村民档案以户为单位整理。

(五)声像实物档案按载体形式分类整理,按时间顺序跨年度大流水编号整理。

第十三条 行政村档案应设专室或专柜保管,做好防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫工作,每年定期检查档案的保管状况,确保档案的安全。

第十四条 村档案室应当建立档案借阅利用制度。借阅利用时应遵循借阅利用手续。利用者不得涂改、污损档案。未经批准,不得抄录、复制档案。

第十五条 村档案室应加强档案信息资源的开发利用,围绕村中心工作和村民利用需求,开展档案利用和编研。

第十六条 根据农村各项事业的发展,积极采用先进技术,逐步实现档案管理现代化。

第十七条 行政村各级组织和村民发现档案损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等违法行为时,有责任上报当地政府和档案行政管理部门予以依法查处。

第十八条 本办法由湖州市档案局负责解释。

第十九条 本办法自发布之日起执行。


附件1:

湖州市行政村档案归档范围和保管期限表

门类

类别

序号

归档范围

保管期限

备注

1

上级针对本村党组织建设、村务管理、村务公开和民主管理等工作下发的通报、通知、批复等

永久

 

2

上级关于社会主义新农村建设、公民素质教育等全面性工作的计划、总结、报告、决定、通知

长期

需要执行的

3

上级普发的关于财务、财产、税收、物价、统计、人口普查、审计、收益分配工作的规定、意见、报告、通知

长期

需要执行的

4

上级领导人来本村视察、检查工作中形成的讲话、批示等有关材料

永久

 

5

村党组织、村委会、村民主监督小组、村经济合作社以及妇委会、共青团、老年协会等群团组织的年度工作计划、总结、报告

长期

 

6

村党组织、村委会、村民主监督小组、村经济合作社以及妇委会、共青团、老年协会、计划生育协会、民兵等各级组织的会议记录、学习记录、讨论通过的决议、规定及行政村各级组织的换届选举材料和上级批准文书等

永久

 

7

本村民委员会工作规划、计划、总结、意见、决定、通知、报告、情况汇报、简报、调查研究、目标责任制考核、创业承诺等

永久

 

8

上级针对本村和本村关于召开党员大会、村民代表会议、村民会议、劳模表彰会等重要工作会议的通知、名册、决定、会议报告、会议记录、典型材料等

永久

 

9

上级针对本村和本村关于召开民主恳谈会、村务听证会、民兵会议等一般工作会议的通知、名册、会议报告、会议记录等材料

长期

 

10

上级针对本村和本村关于村党组织、村委会、经济合作组织、各类群团组织的机构设置和调整(撤并、更名)、启用印章的通知、批复、决定等

永久

 

11

上级针对本村和本村关于党(团)员发展、干部任免、分工、违纪处理的规定、决定、意见、通知

永久

 

12

本村党(团)组织关于入党(团)批准书存根、预备党团员转正存根、组织关系介绍信和存根等

永久

 

13

本村党员、团员、干部、村民、教师、职工、外来人口基本情况登记表、名册,先进集体、劳动模范、先进工作者呈批材料等

长期

 

14

本村土改、镇反、四清、社教等运动形成的阶级成份登记表、名册,纠正错划阶级成份登记表、名册,平反冤假错案落实政策的决定、综合材料

永久

 

15

上级针对本村和本村关于国民经济计划、财产管理、集体经济项目承包的规定、计划、报告、通知

永久

 

16

上级针对本村和本村关于民兵、征兵退伍、计划生育、婚姻、妇女工作、自然灾害、交通安全事故等工作的意见、决定、计划、总结、处理报告、通报、通知、名册、审批表等

长期

 

17

本村关于税收征管工作的年度统计报表、登记表等文件材料

长期

 

18

本村民主评议村干部形成的材料,村务、财务公开全过程形成的材料,重要决策事项、重大建设项目各阶段公开意见反馈记录,以及在村务公开和民主管理过程中形成的其他各类文件材料

长期

 

19

上级机关对财务公开内容的批复意见,对村级财务的审计结论等

长期

 

20

本村关于村民建房、建墓用地呈报表、审批表、临时用地审批表,村民宅基地调查登记表等

永久

 

21

本村在拆迁安置、移民过程中形成的通告、办法、意见、规定等文件材料

长期

 

22

本村与有关单位、个人签订的土地转让、房屋转让、资产转让、拍卖和评估等各类合同、协议书、契约、承包方案、责任状等

永久

 

23

村各个历史时期形成的土地房产证存根、林权证存根,水库、塘堰使用权证、界定图纸和登记表等

永久

 

24

村固定资产登记,村集体资产产权证书

永久

 

25

本村人口统计年报及四项变动(本村出生、户口迁入、迁出、死亡人口)登记表、计划生育统计年报,其他关于人口普查、户口登记工作的统计表、登记表、名册等

永久

 

26

本村农业、工业、村集体经济、农村经济收入分配和效益统计年报等各类统计报表,本村暂住人口登记材料

长期

年度以上

短期

年度以下

27

本村其他各类统计报表

长期

年度以上

短期

年度以下

28

本村形成的重要专题调查材料、汇报材料及村文化古迹保护等文件材料

长期

 

29

上级针对本村和本村关于实施乡镇康庄工程、农村电网建设与改造工程、信息网、流通网等基础设施建设的计划、总结、决定、通知

长期

 

30

上级表彰本村先进的总结、决定、报告、通知、申报、验收等文件材料

长期

 

31

有关本村区划调整、地界设置、区域平面图、概况及说明文件等材料

永久

 

32

村所属房产、土地、重要资产登记表,重要财务使用、所有权变更,工资名册、财产、物资等交接凭证、清册、统计台帐等

永久

 

33

本村关于重大行政事务、文书、档案、保密等工作的意见、办法、规定、通知

长期

 

34

反映本村重要活动事件的剪报及报刊杂志登载的本村各种材料

长期

 

35

本村的大事记、组织沿革、年鉴、村名、村史、家谱、家史及著名人物手稿、日记、村志、章程、条例、村规民约、民主管理等规章制度

永久

 

36

本村关于综合治理、安全防范的各项工作制度,以及综合治理网络建设的有关文件材料

长期

 

37

上级针对本村和本村关于治安保卫、综合治理、违纪违法案件查处、司法调解、法律援助、民事调解、来信来访、保障老年人、妇女儿童、残疾人合法权益等工作中形成的计划、总结、处理报告、通报、通知、名册、申报材料、审批表等文件材料

短期

 

38

本村有关帮教、劳改、监管、释放人员管理的文件材料

短期

 

39

本村在平安村、安全村、民主法治村等综合治理先进单位创建过程中形成的计划、总结、报告、决定、通知、先进事迹、经验介绍、申报、验收等文件材料

长期

 

40

本村治安检查、治安管理、消防检查的文件材料

短期

 

41

本村民事调解、纠纷处理协议书

长期

 

42

本村最低生活保障对象、五保户、特困户的审批材料

永久

 

43

本村烈属、牺牲、病故及现役军人家属、革命伤残军人、老复员军人、带病回乡退伍军人、义务兵、残疾人等优抚文件材料

永久

 

44

上级针对本村和本村关于劳动工资、劳保福利、抚恤救灾、公益劳动、殡葬改革、收养赡养、养老保险、退职退休工作的通知、报告、批复、审批表等

永久

 

45

本村有关社会保障工作的各类统计报表、登记册

永久

 

46

本村新型合作医疗、失地农民养老保险等人员名册

长期

 

47

本村社员养老金、股份分红、福利等发放清单,其他关于村民收益分配工作的意见、规定、通知、登记表、名册等

长期

 

48

上级针对本村和本村关于就业培训、劳动保障、殡葬改革、抢险救灾等工作的文件材料

长期

 

49

上级关于农业生产、农机、农经、农商、多种经营等工作的规定、意见、讲话、通知等

短期

 

50

上级关于减轻农民负担工作的意见、规定、办法、通知

短期

 

51

上级关于粮食生产、购销、流通、存储、粮食增收等工作的意见、规定、办法、通知

短期

 

52

上级关于林业、牧业、渔业、水产养殖、土地、山林、水资源管理等工作的规定、意见、讲话、通知等

短期

 

53

上级针对本村和本村关于防汛、抗洪救灾、农业重大自然灾害预报预警等工作的报告、总结、通知

长期

 

54

上级针对本村和本村关于动植物重大疾病防控、农产品安全检测、农资供应、农产品营销、农业保险等工作的意见、规定、办法、通知

长期

 

55

上级针对本村和本村关于农业结构调整、发展优势和特色农业、农业科技创新、高效生态农业、农业高新技术和先进适用技术推广、新型农业生产模式等工作的意见、规定、办法、通知

长期

 

56

上级针对本村和本村关于农业综合开发、基本农田保护、农田改造、土地整理、山区小流域综合治理、农田水利建设、耕地占用和补偿、生态公益林保护和补偿等工作的意见、规定、办法、通知、统计表等

长期

 

57

上级针对本村和本村关于粮棉油菜生产、加工、销售和林、蚕、牧、副、果树生产、水产养殖、多种经营、科学种田、植物保护以及村民家庭经济发展等文件材料。

长期

 

58

本村在农(副)业生产、土壤普查、农田水利建设和农业综合开发等活动中形成的统计报表、登记表、图册等文件材料

长期

 

59

上级针对本村和本村关于农业扶持工程的文件材料

长期

 

60

上级针对本村和本村关于农技信息服务、“百万农民信箱工程”等工作的意见、规定、办法、通知

长期

 

61

上级针对本村和本村关于开展农村劳动力素质培训、转移就业培训、函授教育、网络教育的规定、决定、意见、通知和登记表等

长期

 

62

上级针对本村和本村关于农业科技人才队伍建设的意见、规定、办法、通知

 

 

63

上级关于开展千万农村劳动力培训工程、开办区域性农村劳动力培训基地、乡镇成人学校的决定、意见、通知等

长期

 

64

本村土地承包的合同、承包书、登记薄、协议书、责任状等文件材料

永久

 

65

本村植树造林、林业普查及山林承(延)包的合同书、登记薄、协议书、责任状等文件材料

永久

 

66

本村畜牧业、水产养殖业的合同书、登记薄、协议书、责任状等文件材料

永久

 

67

本村各种专业户、科技示范户材料

长期

 

68

上级针对村办企业、私营企业、个体工商户、市场的管理、安全生产、电力交通、环保、矿产资源管理、计量及产品质量管理的规定、意见、办法、通知

短期

 

69

上级针对本村和本村关于村办企业、私营企业、个体工商户、市场的管理、安全生产、电力交通、乡村建设、环保管理、计量、产品质量管理的办法、规定、意见、批复、计划、通知

长期

 

70

上级针对本村和本村关于矿产资源管理、开发利用的规定、办法、决定、通知、批复

长期

 

71

本村关于村级企业原材料采购、管理,产品销售工作的办法、规定、意见、通知、合同、协议

永久

 

72

本村发展总体规划、新村建设规划、村镇布局规划、图样及说明书

永久

 

73

本村的村庄整治工程,道路、桥梁、公园、文化中心、老年活动中心、广场、学校、村办公楼、水电线路安装改造、河塘沟渠保护改造、地下设施、隐蔽工程等公用设施建设工程,垃圾处理场建设等环保工程中形成的规划、计划、总结、报告等文件材料

永久

 

74

本村基本建设项目的可行性研究、工程选址、土地征用、占用、划拨及呈报审批的报告、计划、方案

永久

 

75

上级针对本村和本村关于基本建设项目的施工报告、批复、合同、协议

永久

 

76

本村基本建设项目工程施工的设计报告、说明书及图表

永久

 

77

本村村庄整治、公用设施、环保项目等基本建设项目工程的图纸、计划书、预算书及工程设计总目录

永久

 

78

本村关于村庄整治、公用设施、环保项目等基本建设项目工程设计修改图样,工程会计纪要、总结

永久

 

79

本村基建工程、施工承包、施工质量返工的报告、方案、合同、协议

永久

 

80

本村和有关单位关于基建工程竣工、验收、图样、工程决算的报告

永久

 

81

本村关于基建工程使用、维修、改建、扩建工作的报告、方案、说明等

永久

 

82

本村基本建设项目工程中形成的其他各种文字、图表、声像等材料

永久

 

83

本村设备、仪器的引进(购买)合同、协议

永久

 

84

设备仪器图样、使用说明、合格证书、装箱单及安装调试、验收材料

长期

 

85

本村机器运行、检查、维修记录(凭证)

长期

 

86

本村关于设备仪器改装、报废的报告方案、总结

长期

 

凭证类

87

本村和各核算单位的各种会计凭证

15年

 

簿

88

本村和各核算单位的现金日记帐、银行存款日记帐

25年

 

89

本村和各核算单位的各类总帐、明细帐或分户帐、现金出纳帐、银行农户往来帐、固定资产明细帐和其他辅助账

15年

 

报表类

90

本村财务决算报表

永久

年度

3年

月、季度

其它

91

会计移交清册

15年

 

92

会计档案保管清册

永久

 

93

会计档案销毁清册

永久

 

94

本村财务清查单、银行对帐单、会计人员交接清单、农户承包上交结算表、劳动积累用工结算表等

25年

 

95

上级领导来本村指导、视察工作中形成的照片

永久

 

96

本村召开各种会议、文化、体育、庆典活动及其他重要活动、重大事件中形成的照片

永久

 

97

本村各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖品等照片

永久

 

98

反映本村村史、村貌的照片

永久

 

99

本村各种印章、锦旗、奖状、奖品、荣誉证书

永久

 

100

本村各种纪念品、礼品、物品、票证及名优特产品(具有凭证、教育、宣传和欣赏价值的)

永久

 

101

各级领导来本村指导视察工作中的题字、题词

永久

 

102

其他有保存价值的各种实物

永久

 

103

家庭成员基本情况登记表,税务交纳、义务出工、经济收入登记表,身份证明(复印件)、学历证明(复印件)、各种奖章、奖状、荣誉证书(复印件)、先进事迹、好人好事记录

长期

 

104

现役、复员、转业军人登记、军烈属优抚和社会救济等材料

长期

 

105

村民有关劳动工资、劳保福利、抚恤救灾及公益劳动、养老保险、退职退休的通知、批复、存根、名册、审批表等

永久

 

106

本村村民的拆迁补偿、土地转让、医疗保险、养老保险、职工退休的登记表、协议书、存根、审批表等,其他社会保障参保、退保材料

永久

 

107

村民与有关单位签订的责任状、合同书、协议等,以及与其他村民签订的宅基地转让、土地转让等各类合同、协议等

永久

 

108

村民遵纪守法记录、好人好事、发生纠纷记录、违法案件登记

长期

 

109

村民计划生育记实及登记材料

长期

 

110

村民宅基地界划定图、土地证书、联产承包合同、公益金、粮油订购、义务出工及经济收支记录

永久

 

111

村民赡养老人、教育子女、移风易俗、社会公德等方面的材料

短期

 

112

村民其他有保存和利用价值的图表、照片、实物等

长期

 

资料

图书报刊

1

各种工具书、科技文献、科普材料、宣传画册、图书等

 

 

2

各种文件汇集、报纸、期刊及情报、信息材料

 

 


附件2:  

湖州市行政村档案管理制度

     一、湖州市行政村档案管理人员岗位职责

 

(一)认真学习贯彻《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策和规定,严格执行行政村档案管理各项规章规定。

(二)热爱档案事业,认真学习档案业务知识,不断提高业务水平,确保档案工作任务的完成。

(三)负责集中统一管理本行政村的档案,并对本行政村各种文件材料的收集、整理、归档工作进行监督、检查和指导。

(四)认真做好档案保管工作,定期检查档案,维护档案的完整与安全。

(五)积极开发档案信息资源,认真做好接待利用工作,为村各项工作服务。

(六)按规定认真做好其他工作。

二、湖州市行政村文件材料立卷归档制度

(一)凡是村党组织、村民委员会及村各种经济、社会组织活动中形成的,特别是关系村民切身利益的,具有查考利用价值的文件材料都应归档保存。

(二)归档的文件材料必须齐全、完整、准确,并具有法律效用。当年形成办理的文件材料,一般在次年六月底前完成立卷归档工作。

(三)档案整理应当遵循文件的自然形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

(四)各类文件材料应按要求及时归档,具体归档时间为:

1、文书材料于次年六月底前归档;

2、会计材料由会计人员整理,在会计年度终了后保管一年,于次年六月底前向村综合档案室集中归档。

3、基本建设文件材料在项目竣工验收后三个月内归档;

4、照片在活动结束后一个月内,由拍摄者连同底片、说明等一并归档;数码照片由摄影者收集并编写文字说明后,随其他载体档案一起归档。

5、声像实物档案应在活动结束或办理完毕后随时归档。

6、村民档案材料在形成后一个月内归档。

(五)文件材料归档时,交接双方应在清点完毕后办理移交手续,并在移交清册上签字。

三、湖州市行政村档案保管制度

(一)档案库房应确定专人负责管理,档案管理人员要切实履行管理职责。

(二)库房钥匙由档案管理人员保管,其他人员未经许可不得随意出入。

(三)切实做好防高温、防潮湿、防光、防盗等工作,保持库内整洁卫生,无杂物堆放。

(四)档案收进、移出、鉴定、销毁、利用等都要及时进行记录和登记,对案卷及库内情况定期检查,做到帐实相符。

(五)档案管理人员变动,应当办理交接手续。

四、湖州市行政村档案利用制度

(一)本行政村工作人员和村民因需要,均可利用档案。外单位人员查阅档案应持介绍信或其他合法证件,经本行政村领导同意,方可利用档案。

(二)利用者应按规定填写《档案利用登记表》并在档案阅览室查阅档案,有显著利用效果的应及时向村档案室反馈情况。

(三)档案原则上不提供外借。如因特殊情况确需外借的,须经村档案分管领导审批同意,并在二天内归还。

(四)档案利用者必须维护档案的完整与安全,严禁拆卷、撕页、污损、涂改、圈划、标注等有损档案原貌的行为发生。

(五)借阅利用档案过程中要爱护档案,并遵守国家有关保密规定,不得损害国家、社会、集体和村民的合法权益。对破坏档案或造成档案泄密的,按国家有关法律法规予以处罚。

五、湖州市行政村档案鉴定销毁制度

(一)对已到保管期限的村级档案,由村档案管理人员会同档案形成部门组成鉴定小组,共同进行鉴定,对确无保存价值的档案进行登记造册,经村领导签字同意后方可销毁。

(二)村会计档案销毁前,需经村所在乡(镇)、街道的档案和财务部门人员共同审核,签字同意后报村领导批准销毁。

(三)档案在销毁时应有两人以上同时监销,并在销毁清册上签字。档案销毁清册应归档并永久保存。

(四)档案销毁清册应为文件级档案目录,并逐份登记每份文件的文号、作者、标题、形成时间等信息。