关于在市直机关施行文件材料整理归档年检制度的通知

2008-10-22 湖州市档案局

市直机关各单位:

根据《中华人民共和国档案法》和《浙江省实施〈档案法〉办法》等有关规定,为进一步加强市直机关档案工作制度化、规范化、标准化建设,巩固和提高档案管理水平,经研究决定,从2005年起在市直机关施行文件材料整理归档年检制度。现将有关事项通知如下:

一、年检时间

从今年起, 每年8月至10月对市直机关各单位上一年度文件材料整理归档情况组织检查。

二、年检范围

市直机关各单位(包括列入向市档案馆移交档案范围的市二、三级单位)。

三、年检的主要内容

1、是否认真建立文件归档制度,制定和完善了本单位档案收集的归档范围和档案保管期限表,并报市档案局备案;

2、是否将应归档的各类文件材料收集齐全、完整,并实行了集中统一管理,包括声像档案的归档是否及时、齐全、完整,电子文件是否已归档;

3、归档的文件材料整理是否分类准确、合理有序,保管期限划分是否正确,文书档案是否按《归档文件整理规则》进行整理,是否配备档案管理软件和建立了符合“湖州市机关企事业单位综合档案室电子目录数据库结构与交换格式”(详见湖档[2003]15号)要求的档案数据库,档案条目输入是否完成;

4、是否编制了案卷目录、归档文件目录、全引目录等基本检索和统计工具,单位全宗介绍、当年度大事记的编写完成情况;

5、有重大活动和市级以上重点建设项目档案的,是否及时向市档案局备案登记;

6、单位档案室的保管条件是否符合要求;

7、当年度需年检的其它事项。

四、年检的方法和步骤

文件材料整理归档年检工作以协作组为单位,采取单位自查,协作组互查,分片检查等方式进行。

1、每年8月份,凡列入年检的市直机关各单位完成自查,并填报《湖州市市直机关文件材料整理归档年检(免检)呈报表》(以下简称《年检(免检)呈报表》)一式2份报市档案局法制处。

2、每年9月至10月在各协作组完成互查的基础上,市档案局法制处会同有关档案协作组组长组成检查组分片开展年检,同时,对各主管部门的列入市档案馆进馆范围的二、三级单位也一并进行年度检查。

3、每年12月到次年2月,在督促整改,统计汇总,审核复查后,市档案局通报年检结果,年检结果分为合格、不合格两种。

凡当年通过档案目标认定验收的单位视为年度合格。连续三年文件材料整理归档年检合格的,经市档案局审核同意为免检单位,对其后三个年度的文件材料整理归档予以免检(每年的免检资格都要经过单位申请,市档案局审核予以确认),免检资格连续不得超过三年。对凡取得免检资格的单位和档案员,市档案局给予适当奖励,予以通报表彰,并作为评选档案工作先进个人和先进集体的重要条件之一。

对年检中发现问题的单位,市档案局发出《档案业务限期整改通知书》,限期一个月整改,到期复查后仍不符合要求的,认定为年检不合格并予以通报批评。对连续两年年检不合格的单位,该单位档案工作目标认定等级为市级的,由市档案局公布取消,档案工作目标认定等级属省级以上的,建议省级以上档案行政管理部门予以取消。未报送《年检(免检)呈报表》,不按要求参加年检的单位按不合格处理。

4、年检方法力求简单。提前一周通知被检查单位,年检时不安排汇报,注重实地检查,检查后及时向被检单位反馈检查结果,检查组负责人在《年检(免检)呈报表》“检查记录”栏内写上检查意见并签名。对初次检查不通过的部门,经过整改,可在一个月内提出复检申请,检查组负责人在《年检(免检)呈报表》“复查记录”栏内写上复查意见并签名,报市档案局审核。

《年检(免检)呈报表》可以从“湖州档案信息网”的“表格下载”栏目中下载,网址为WWW.huzda.zj001.net
    附件:湖州市市直机关文件材料整理归档年检(免检)呈报表

湖州市市直机关

文件材料整理归档年检(免检)呈报表

 

(200  年度)

 

 

 

 

 

单    位                                  

 

填 表 人                                   

 

填报时间                                   

 

 

 

 

 

 

 

湖州市档案局制

 

 

单位名称

 

档案分管领导

 

地址、邮编

 

办公室分管领导

 

专(兼)职档案员

 

联系电话

联系电话

 

 

 

 

 

 

 

本单位自查情况

 

年度档案数量卷(册、盒、件)

文书档案

 

科技档案

 

业务档案

 

会计档案

 

声像档案

 

 

 

其他类

 

合计

 

年度检索

工  具

案卷目录或归档文件目录(本)

 

全引目录(本)

 

专题目录(本)

 

其他检索工具

 

年度编研材料

 

 

库房面积(m2

 

档案设备配置情况

铁制五节柜(套)

 

密集架(列)

 

复印机(台)

 

计算机(台)

 

空  调(台)

 

去湿机(台)

 

照相机(只)

 

其  他

 

档案业务管理情况

是否建立了立卷归档制度,制定并完善了本单位档案收集的归档范围和档案保管期限表,报市档案局及时备案

 

重大活动和市级以上重点建设项目档案管理登记表

是否及时向市档案局上报备案

 

本单位各类档案是否纳入集中统一管理

 

档案现代化管理情况

采用何种档案管理软件

 

是否建立了符合“综合档案室电子目录数据库结构

与交换格式”的档案数据库

 

档案电子条目输入是否完成

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

负责人签名:

 

年   月    日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

负责人签名:

 

年   月    日

 

 

 

审核机关意见

 

 

 

 

 

湖州市档案局(盖章)

 

年    月     日

 

备注