关于全面实施《归档文件整理规则》的意见

2008-10-22 湖州市档案局
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市直机关各单位:

    市档案局2001年转发的《浙江省实施“归档文件整理规则”办法(试行)》,是省档案局根据国家有关规定制定的我省档案行业标准。近两年来,为配合好“归档文件整理规则”的实施,省、市档案服务机构也分别举办了多期业务培训班,全市近三分之一的机关和单位的归档文件整理也已经按照此规则试行,并取得了好的成绩。为进一步推动《浙江省实施“归档文件整理规则”办法(试行)》的贯彻实施,简化文件归档整理程序,提高档案工作效率,使档案工作更好地适应新形势发展的需要,特提出如下意见:

    一、全面施行《浙江省实施“归档文件整理规则”办法(试行)》。为统一、规范和便于档案的保管和利用,从2004年起,市直机关各单位归档文件的整理应严格按照浙档[2001]48号《浙江省实施“归档文件整理规则”办法(试行)》施行。

二、实行纸质文件与该文件电子存储载体一同整理归档。在施行《浙江省实施“归档文件整理规则”办法(试行)》中,要将纸质文件与该文件电子存储载体一同整理归档,并使两者建立互联。移交市档案馆时纸质文件与该文件电子存储载体一并移交进馆。

三、使用档案管理软件,提高档案管理和利用效率。档案实行计算机管理应同时运用档案管理软件,档案目录数据库结构与交换格式的设置,要符合《湖州市机关企事业单位综合档案室电子目录数据库结构与交换格式》的要求,以便档案目录数据的安全保管、交换和方便查阅,提高利用效率。