档案管理规范

湖州市档案局关于切实加强档案整理和数字化委托加工安全管理的通知湖档〔2016〕2号

作者:  来源:  发布日期:2016-11-02 16:39  访问次数:2,006

 

 市级机关各部门:

根据平安湖州档案安全监管考核要求,针对去年档案行政督查中暴露的少数单位在委托社会服务机构开展档案整理、数字化过程中,委托双方安全责任不清,加工过程安全监管缺失,档案资料移交手续不清等安全隐患问题,现就加强档案整理和数字化委托加工安全管理工作有关事项通知如下:

一、增强安全意识,落实主体责任。确保档案实体和数据信息的安全是平安湖州创建的内容之一。开展档案委托整理加工,委托机关作为责任主体,应采取科学有效的安全管理措施。在选择委托加工企业时,对委托加工企业进行必要的安全保密、业务技能等资质审查,委托双方必须签订加工合同(协议)和安全保密协议,明确双方职责,确定整理内容、时限、档案实体与加工数据一致性认定等。

二、明确专人负责,切实加强委托加工环节监管。各部门应明确档案员或指定专人负责档案整理委托加工全过程的安全监管,落实具体责任。档案整理委托加工一般在本单位内部进行,如确需到本单位以外加工的,必须落实其场所的保密安全相关制度。单位实施档案整理、数字化工作,一般应使用本单位的加工设备,使用档案委托加工企业的设备时,应对其进行安全保密可靠性检查,确定其符合保密规定后方可使用。委托加工企业在完成工作任务后,按技术规范进行数据信息存储,完成移交后,所使用的存储介质严格按安全保密协议执行,集中专人保管或进行格式化清空,不得提供第三方使用,严防加工的数据信息直接或间接外泄。

三、规范设置交接流程,确保档案信息安全。各单位无论是自行开展还是委托实施档案整理和数字化加工,根据工作流程,必须认真填写《湖州市档案委托整理加工安全责任清单》,工作结束后按要求报送,确保责任落实,档案信息安全。

 

附件:湖州市档案委托整理加工安全责任清单

 

 

                                                                                湖州市档案局

                                                                               2016315


附件

湖州市档案委托整理加工安全责任清单

 

委托单位

 

 

承接

单位

(盖章)

 

 

 

 

 

委托事项

 

 

 

 

 

 

 

加工内容

 

        档案整理

        数字化加工

 

 

 

 

 

 

 

 

受理委托加工情况

材料接收情况

经双方清点核对无误,我方承接该单位档案整理和数字化加工工作。

承办人(签名):

接收时间:            

 

 

 

 

提供材料

 

 

 

未整理的

 

 

 

 

 

 

 

 

 

档案整理加工完成情况

 

 

档案实体

档案种类

时限

责任人(签名)

 

 

 

已整理的

 

档案种类

时限

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

 

 

    

 

 

 

 

 

整理要求

1、整理加工完成时限:

2、档案整理和数字化加工须符合国家档案行业标准和档案馆接收标准;

3、确保档案实体与档案数据安全,工作完成后全部返还委托单位,不得提供给第三方使用;

4、其它要求:

 

数字化工作

档案

种类

电子条目

数字化成果

责任人(签名)

 

案卷

文件

JPEG

PDF

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

委托单位(盖章):

 

承办人(签名):

     

 

 

档案移交情况

档案已整理完毕,经双方清点无误,现将档案(包括无需整理的材料)一并移交给委托方。

移交人:                         接收人:

 

移交时间:            

 
                  

 

湖州市档案局制

填表说明:1、凡部门委托档案中介机构进行档案整理或数字化加工,都需填写此表,并根据档案整理加工一并流转;2、表中“委托事项”部分由委托单位填写,“受理委托加工情况”由承接单位填写并签名;3、此表一式三份,工作完成后一份由委托单位保存、一份承接单位保存、一份交市档案局监督指导处备查;