经验交流

电力企业数字化档案室建设的实践与探讨

作者:  来源:  发布日期:2015-07-24  访问次数:1,502

 

   【摘要】湖州电力局档案室是我省电力系统率先进行档案信息化管理的先进单位,积累和创建了许多行之有效的先进经验。本文着重阐述了电力企业数字化档案室建设的实践经验,及对进一步深化和提高诸问题提出了新的探讨思路。

 

   【主题词】数字化档案室   实践   探讨

 

档案信息化建设是档案事业发展的历史必然,而档案数字化建设则是最基础的一项主要工作。国家电网公司根据科学发展观的要求,十二五时期,对国家电网公司档案馆的发展目标明确地定义为:“通过35年的时间,建设成为‘国内一流、国际先进’的企业档案馆”,并带动全行业实现档案的集约化、精益化、规范化、科学化管理,统一档案管理平台,形成五级一中心的档案管理格局。

湖州市电力局高度重视档案信息化建设工作,200010月正式启用全省统一的“浙电办公自动化系统”(简称OA)以来,档案信息化工作一直走在全省的前列,扎扎实实搞好数字化档案室的建设。去年,实现了国网档案管理系统上线运行,从而标志着我市电力局数字化档案室的建设基本完成,并投入实际应用。

一、数字档案室建设的实践

国家电网公司由于以往各网省公司档案管理水平参差不齐,管理要求高低不同,数据的管理不规范、不统一,难以共享和交换。为此,提出了建成一个统一平台,实现五级单位档案资源共享、互连互通,档案信息资源格式和管理方式统一,工作展示平台统一的信息化档案管理系统的目标任务。湖州电力局在“十一五”期间就转变观念,将档案工作的重点由文书档案转向科技档案;纸质档案转向电子档案。先行着手档案资源建设,首先对档案目录信息数字化,建立健全档案目录数据库;利用扫描技术、数字摄影技术对文书档案、特种载体档案数字化。国网档案系统上线后,为丰富数字档案室室藏,利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、多媒体技术等多种技术把历史档案纸质实体全文转化为数字化档案信息;同时对现行流转的电子文件与电子档案进行实时管理。在具体实践中我们的做法是:

(一)确定数字化建设工作的指导思想,落实相关的标准、制度

以科学发展观为指导,落实国家电网公司、浙江省电力公司纸质档案数字化加工技术规范,利用各种新技术将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息资源,以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结,利用计算机进行管理,及时提供利用。

(二)制定实施方案,确保数字化工作顺利开展

档案是企业的宝贵财富,也是企业资产的重要依据和凭证。本着对历史负责的态度,我们精心布置,对档案数字化工作的规范、标准和内容、要求以及对数字化工作的过程管理作了明确的规定,制定了相应的实施方案,以确保数字化工作的有序进行。

    (三)抓好过程管理,把好质量验收关

    首先抓好国网档案系统的档案目录数据库建设,将省公司老系统中的数字化目录信息以及在流程上产生的电子文件接口接入国网档案系统;将外部数据库中我们数字化好的目录信息导入国网档案系统,建立健全各门类档案目录信息库。

    再是抓好国网档案系统的全文数据库建设,对各个门类历史档案按照规范进行数字化,通过提卷、拆卷编码、扫描、图像处理、数据质检、整理装订、数据挂接这几个流程实现各门类档案的数字信息库建立和发展。

    落实国网档案系统帐外电子文件的接收、保管、利用,各部门兼职档案员在国网档案系统的待整理库中移交本部门形成有归档价值的文件的电子条目及电子文件,确保帐外电子文件及时、安全移交归档。

二、通过数字化建设,档案信息化管理取得了初步成效

(一)加强了档案信息化管理体系的建设,促进了档案管理系统各模块的应用。数字化档案室建设使国网档案管理系统的功能得以充分发挥,各个门类的档案信息资源在该平台上得到了充分展示。

(二)提供规范、科学的档案管理系统,档案管理模式更灵活、更趋现代化;档案的收集、整理方式更科学并能够实现在线接收,系统外单位也能利用离线系统录入条目、挂接电子文件,再把数据导入国网档案系统中,初步实现了真正意义上的档案信息化管理,从而提高了工作效率。

(三)提高了档案信息服务程度。数字化档案室的建立和信息化管理系统的应用,不仅能够检索条目,还能够直接查阅所需文件,不仅能够实现扁平方式查阅,还能实现纵向查阅。

三、数字化档案室建设的初步体会

数字化档案室的建设作为档案信息化建设进程的基础工作,不仅技术含量高,投入资金和工作量大,而且还必须取得方方面面的支持和配合。实际上并非只是建设馆室那么简单,可以说这也是档案信息化建设这个大系统工程中的一个重要系统环节。几年来的实践,我们体会到:

(一)必须充分认识数字化档案室建设的必要性

1、数字化档案室建设是科学发展的必然趋势。随着社会科学的发展,档案管理也需要随着社会发展,用社会化、现代化、集约化的管理手段来进行档案管理,数字化档案室应该说是最新型的、最具生命力的档案管理中心。

2、数字化档案室建设也是档案信息化建设的基本要求。数字档案室建设是档案信息化建设中的一项重要内容。数字档案室建设对推进档案信息化建设,促进资源共享,更好地为企业发展服务,有着重要意义。

(二)必须充分认识档案数字化的作用和地位

1、档案数字化建设的主要目的是实现资源有效共享,能够跨时间、跨空间提供档案的利用,提高工作效率。

2、档案数字化能够有效保护档案原件。网上查阅档案方便了利用者,使档案原件的利用、翻阅次数大大减少,有效地保护了档案原件。

(三)必须加强领导,投入财力、物力、人力,扎扎实实地做好具体工作

1、加强领导,确保投入。

企业档案是企业重要的信息资源,档案信息化建设是企业信息化建设的重要组成部分,也是企业档案管理创新的主要方面。要在档案信息化进程中取得长足的发展,就必须要加强领导,确保投入,领导重视是做好企业档案信息化建设工作的重要前提,足额的投入是企业档案信息化稳步发展的有力保障。

我局领导十分重视档案信息化工作,在新办公大楼在建时就本着长远的眼光考虑档案库房、阅览室、办公室的发展需求,并先后投入巨资用于档案设施、设备的添置和更新,为档案信息化工作的开展做好了硬件保障。

2、制定规划,明确目标

目标和方向的明确,是做好企业档案信息化建设工作的关键。在信息部门的技术支持下,我们的档案管理系统已初步具有了提供对验证、权限控制的安全机制。通过工作人员地不断探索与研究测试,办公自动化系统已建设成为一个集管理信息与决策支持为一体的现代企业管理系统,应用范围覆盖湖州电力局机关各部门、各直属单位以及县级供电局和有关多家企业;功能模块涵盖了主要日常事务处理的各个方面。3、责任到位,一丝不苟

规范的档案信息化工作就必须要求我们严格地贯彻落实《浙江省电力公司文档一体化管理实施细则》、《归档文件整理规则》等相关制度。每一位从事档案整理的工作人员都应该怀有“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的高度责任心来开展工作,坚持做到责任到位,一丝不苟。我们要充分认识档案工作面临的新形势新要求,用科学的原则和方法确保档案信息化地长远有序发展。

 

四、档案数字化建设中的问题探讨

(一)信息安全问题是数字化档案室建设的重要问题,如果不引起重视,出了问题,会造成企业的重大损失,也会阻挠数字化档案室的发展进程,因此,笔者认为不仅在档案管理软件的设计中要有密级限制,利用者身份认证以及利用权限的限制,而且在历史档案数字化工作中也要做好安全工作,严格执行安全管理工作程序,确保工作中档案信息的安全。我们的做法是,对数字化工作人员事前进行安全教育,制定安全保密协议。出入库档案进行详细清点并登记记录,档案质检人员对扫描结束,重新整理后的案卷进行认真核对,确认完整正确。落实每天出库、回库安全制度。在保证档案实体安全的同时,做好档案信息安全,数字化工作中的计算机与外网不接口,防止数据被非法复制,用专用加密的存储设备对数据拷贝,确保存储设备物理安全。

(二)电子文件挂接正确性问题是数字化档案建设的最基本问题,它最直接地反应在历史档案数字化工作中。由于数字化的量大,数字化工作人员的业务能力参差不齐,同时为了赶工时,较容易出错,这样不仅会影响档案的利用,而且在海量的信息中查找问题也是比较困难,因此,我们在具体工作中就要求严格把关,扫描时首先用实体文件的档号来命名同一扫描文件,当去污、纠偏等所有程序完成后,进行档号核对,文件题名核对,再进行挂接,然后由验收检查人员进行检查,确保扫描文件与目录数据一致。

(三)数据备份是数字化档案室建设的有效储备。档案管理系统中的数据在传输、存储、交换、操作不当过程或发生其它不可预测的事件中,可能产生数据故障或者数据丢失,数据备份是安全保管的储备体系。现有档案管理系统由服务器进行数据备份;数字化加工后的历史档案备份在存储设备上,以应不时之需。

数字化档案室的建设是一项长期的任务,档案管理系统的优化、档案资源的优化等等是将来的努力方向,数字化档案室的建设作为档案信息化建设这个大系统工程中的一个重要环节,将沿着可持续发展的道路不断进步。

湖州电力局          毕 荭