常见问题解答

科技档案如何整理与编目?

作者:  来源:  发布日期:2009-04-17  访问次数:1,019

    在企业,我们把产品、科研、基本建设、设备仪器档案称为科技档案。科技档案整理要遵循科技文件材料的形成规律,保持其内在的有机联系,便于保管和利用。
    (1)分类。在一个企业内,应有一个综合的分类方案。分类标准要一致,力求简明,不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种:①按工程项目分类,主要适用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中在一起,便于成套地提供利用。②按产品类型分类,主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内,以各个独立的产品档案为基础,按产品型号逐级分类,便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。③按科研课题分类,主要适用于科学技术研究档案。它是以一个科研课题为基础。④按专业进行分类。它是根据科技档案的内容所反映的不同专业性质划分,主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。
    (2)编目。装订的在文件右下方逐页编写页码,不装订的逐件加盖档号章,编写卷内目录和案卷目录。
    (3)拟写案卷题名。案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容,内容主要包括项目的名称、代号、针对部分内容、材料名称等。
    (4)装订。可采用装订和不装订两种形式。都要折叠为统一的A4幅面,长期保存的案卷装订时要取掉金属物。