经验交流

走进档案文化家园,开展登记备份工作,感受信息社会潮流

作者:  来源:  发布日期:2012-04-05  访问次数:1,442

【摘要】本文主要阐述了档案登记备份工作的核心,对象,目的,法律内涵,作用以及开展的措施。
【关键词】档案,登记,备份,文化,信息
    在2011年的今天,每个岗位都是快节拍的,到处充满危机与挑战。时代的进步成就了信息化的快速发展,由此产生了大量的电子文件。为了给档案,特别是电子文件提供强有力的安全保障,档案登记备份工作已不可缺少。我们要想搞好档案文化建设,就必须把握其中的每一个环节,环环相扣才能最终到达胜利的彼岸。档案登记备份工作这一环节的重要性,是我们不得不说的!
    档案登记备份工作是一项具有挑战性的新工程。2009年浙江省档案局在全国率先提出开展档案登记备份工作。登记备份工作的核心是档案行政管理部门依法实施行政管理职能的行政行为,登记备份的对象是电子文件和数字档案,登记备份工作的目的是保障档案的法律凭证效力,提高档案特别是电子文件的安全性。其实,档案的登记,在档案界早已有之,但登记的内容仅限于对档案的收进,移出以及整理,鉴定,保管,利用等情况,通过薄,册,表,单等形式加以记载,以揭示他们的过程,现状和变化,是档案统计的一种原始资料,登记的主要是档案管理的状况,而不涉及档案的内容。数据备份在计算机业内也早已有成熟的理论,技术和软件。将登记和备份相结合,统一到同一个层面,并针对档案内容的真实性,安全性展开工作,是浙江档案部门的一项重要制度创新。
    一、档案登记备份的法律内涵和作用
    档案登记备份的法律内涵是对相关档案的登记监证和对经登记的档案进行备份;档案登记备份的法律主体包括县级以上档案行政管理部门和同级国家综合档案馆;档案登记备份的对象是对国家和社会有重要保存价值的电子文件和数字档案;档案登记备份所涉及档案的形成主体。
    在电子文件和数字档案日益成为我们社会记忆主导性客体对象的今天,如果,我们不能够对其实施有效的管理和控制,那么,我们的子孙后代将面对的是一张残缺,混乱,模糊不清的历史画面。档案登记备份工作对有效维护人类社会历史记忆的完整性具有非常重要的现实意义和历史价值,且符合现代文化与档案管理理论的实践要求。档案登记备份工作在档案界的作用是不容忽视的!
    1、我们大家都知道,档案是记录和反映社会各项活动和历史面貌的第一手材料,是生产经营、管理和科研等各项工作的依据和参考,也是社会的宝贵财富。档案是具有法律凭证作用和历史查考作用的,它是最真实的…但,再真实的东西也是会有意外发生的,世界上没有绝对的事情,更没有100﹪的肯定!任何事物都是具有风险性的,档案也一样!试问大家,有没有想过这样一个问题?如果有一天,我们因为某事走进了法院,正当我们需要这宝贵的档案做凭证的时候,它却遗失了或者损坏了,那么,我们该怎么办?由此可见,档案登记备份工作是非常非常重要的。只要我们做好了档案登记备份工作,那么,就算档案遗失了,我们也不用急得像热锅上的蚂蚁一样,因为我们还有备份,备份档案就可以作为证据发挥其证明作用。
    2、对档案进行登记备份,就可以在原始档案发生是否被纂改,是否具有证据真实性方面的争议时,运用备份数据进行相互印证,从而确定证据的真实性与否,也就自然而然地保证了证据审核认定的顺利进行。
    3、当登记备份的原始档案本身为视听资料时,一旦发生原始档案灭失的情况,就可以利用电脑技术进行数据恢复,恢复后的数据具有与原数据相同的效力。
    4、档案的登记认证本身也具有重要的证据意义。认证是档案登记备份的重要内容,档案行政管理机关在必要时可为第三方提供档案真实性认证。
    二、档案登记备份工作实践中必须完成的任务:
    档案登记备份工作顺利开展的重中之重,就是实践问题。档案界在向电子文件管理领域渗透的过程中,如果过于冒进,很可能因技术与资源上的准备不足而出现问题,甚至产生负面效果,欲速则不达!踏踏实实地干,一步一个脚印,是我们必胜的法宝。
    1、建立档案登记备份中心,全面开展档案登记备份工作,使档案登记备份工作变成社会的全员运动!同时,根据国家有关容灾备份的要求,在馆际间建立异地备份库。
    2、优先开展涉及民生的重要档案的登记备份工作。完成重点涉民单位(部门)的电子业务数据、其他电子文件和档案数字化成果的登记备份工作。根据国家关于电子文件中心建设的有关要求,全面开展机关单位的电子文件归档备份工作。
    目前,我国电子文件增长的势头异常迅猛,大量关系国计民生的重要数据在缺乏强力行政监管和严格技术规范的状况下“自由”流转,如再不多加重视,将造成十分严重的后果—“数据灾难”!面对电子文件管理的这种状况,我们拿什么去进行档案登记备份工作?可见,提升电子文件管理水平已刻不容缓!
    浙江省档案局提出的电子文件与数字档案登记备份制度,具有很好的创新性!它是适应档案管理客体变化而建立的一项有助于国家和社会历史记忆安全、完整、可用的创新性制度!电子文件与数字档案登记备份,其相对整个传统档案管理而言,主要是强化体现了档案工作基本原则前两个方面:实行统一领导,分级管理,维护档案完整与安全。我们知道,如何有效地实行电子文件管理由静态向动态发展,尤为重要,而这一中心的关键就在于档案部门如何实施电子业务数据的管理! 
    对于电子文件如何实施有效管理,中外档案界从20世纪90年代以来都进行了大量的研究,在实践中也有不少管理案例,理论与实践都在不断地探讨发展!
    然而,目前国内外的电子文件理论与实践绝大多数是针对静态电子文档,如电子公文,影像文件等。静态文件真实性,完整性与有效性的维护,相对而言,研究比较透彻,由档案馆集中统一管理也能够得到较好的实现。但对于电子业务数据这类动态电子文件管理,档案界对此研究甚少,实践更无开展。浙江省档案登记备份的这一做法,充分说明了电子业务数据这类动态电子文件管理实践的必要性和开展的可能性!
    3、抓好重点建设项目档案登记备份工作。按照分级管理原则,省档案局对列入省政府重大项目建设行动计划和省级以上政府投资项目的档案实施登记备份;各市、县(市、区)档案局应根据档案登记备份工作总体要求,对照本地实际情况,确定重点建设项目档案登记备份的具体范围,有序开展重点建设项目的档案登记备份工作。不管是省档案局或者市档案局,都应该做到站在自己的位置,尽自己的力量,把档案登记备份工作认真地开展起来。
    4、加强机关、团体、企事业单位数字档案室建设。各级机关、团体、企事业单位必须加强对本单位重要电子文件的归档和管理,加快重要传统载体档案(包括纸质、声像、音像、照片等)的数字化转换,为开展档案登记备份工作奠定基础。
    我公司档案室现有档案专职人员4名,负责对本单位各部门、分厂形成的文件材料进行收集、整理、归档、鉴定、保管、统计、利用等工作,兼职人员7名,协助收集、积累、移交各类文件资料。档案室布局合理,设施设备齐全, 设有办公室、阅览室和166平方米宽敞整洁的库房,配有计算机、打印机、复印机、空调、除湿机、灭火器等先进的档案管理设备,为档案工作的顺利开展提供了保障。2004年、2011年分别安装了文书档案管理软件与龙宇数字化档案管理软件,实现了管理类文件与科技类文件计算机著录,提高了档案的查找速度和准确率,为我公司档案信息数字化建设打下了基础!
    5、积极引导国有企业、事业单位开展档案登记备份工作。同时,根据自愿原则,开展民营企业、重要人物的档案登记备份工作。将档案登记备份工作融入到社会的各个角落,才能实现档案登记备份工作的顺利进行!
    6、加强档案登记备份工作的技术保障!档案备份中心将集中保管大量来自不同技术环境且可能动态更新的电子文件,其难度和工作量超乎想象!因此,档案部门必须要有充分的技术准备,在积极筹建硬件设施、组织架构和制度体系的同时,将更多的精力放置到技术保障体系的构建上,以确保备份中心的高效运行和备份数据的安全保管。
    7、实现档案登记备份工作,理论指导必不可少!
    创新最终需要理论指导,没有理论指导的创新实践只会是盲干和蛮干!盲干和蛮干只会使我们像一只无头苍蝇一样,毫无战略方针,只知道东碰西撞…..最后,把自己撞得头破血流,才得以收场!我们应该在实践的过程中,及时对档案登记备份的工作经验加以总结,将其与理论结合,做到理论结合实际!
    8、加强队伍建设。各地和有关单位要积极开展档案信息化知识技能培训,加大专业技术人才培养力度,进一步提高档案管理工作水平。充分发挥档案中介服务机构的作用,吸引社会力量参与电子文件和数字档案登记备份工作。
    我公司领导对于培养档案管理人才方面,给予了大力支持!在省、市档案局的组织下,我们档案员参加过多次档案专业知识培训,对档案管理工作的理论知识有了一定的了解!省、市档案局经常到我公司来进行专业指导,及时地帮助我们档案员解决了实际操作中遇到的困难,使我们档案员的档案管理水平得到了较大的提升!档案员档案管理水平的提升无疑是为电子文件和数字档案登记备份工作的顺利开展奠定了良好的基础!
    9、壮大档案管理队伍,人员配备齐全。在档案登记备份工作开展的途中,档案管理员起到了不容忽视的作用。没有了档案管理员的实践,那么,所有的理论都将只是空谈!不管是在单位或者企业,档案管理员的时间和精力都是有限的,他们每天都要应付一大堆的日常工作,往往很难再抽出精力去研究更深的领域。力量配备不到位,使得档案登记备份工作长期处于原地踏步状态!
    10、加强宣传,取得社会的认同。加强档案的法制建设宣传,通过档案法制宣传,使社会大众进一步了解并重视档案登记备份工作,从而推动整个档案事业持续健康发展。要想把档案登记备份工作做得有声有色,光靠档案管理员是远远不够的。我们大家都知道,从群众中来,到群众中去的干部才是好干部,那么,如果想要做一个合格的档案管理员,也一定要“从群众中来,到群众中去”。档案登记备份工作对于当今社会的重要性,不仅仅档案管理员要知道,整个社会大众都应该了解!因此,我们需要通过档案宣传,让社会上的每一个人都能了解它,重视它。
    相信,浙江省档案局当前正在开展的电子文件和数字档案的登记备份工作,是信息化条件下我国档案事业发展的一个创举!
    档案登记备份工作的可持续发展,档案事业的顺利开展,需要我们大家的共同努力!只要我们大家齐心协力,那么,再大的困难也不是困难,再大的难题也不是难题!相信,档案登记备份工作将会在我们大家共同的不懈努力下,登上档案历史的舞台!让我们大家携手并进,把档案事业推向时代的最高峰!
                                                             

                                                          浙江久立特材科技股份有限公司  陆慧芳