经验交流

对已归档电子文件不可修改的建议

作者:  来源:  发布日期:2012-04-05  访问次数:1,507

    当今时代计算机网络技术的日新月异,促进了整个社会的快速发展,电子政务、电子商务和其他各个领域的计算机网络的应用,带来了大量的电子文件。国家档案局制定的《电子文件归档与管理规范》采用了管理措施和技术措施相结合的方式,对电子文件的真实性、完整性和有效性作了明确的规定。如何实现电子文件归档管理,电子文件归档管理怎么操作才能符合保真、保存的要求?现就我局目前办公自动化系统档案软件应用现状提出一些建议。
     一、档案状况。我局从2001年至2005年应用省局ODPS软件,采用电子文件和纸质文件双轨制同档号,以件为单位,分永久、长期、短期保管期限按自然数流水号进行归档。2006年至今使用了省厅FOA办公自动化系统软件,2008年后保管期限改为永久、30年、20年、10年新标准。2001-2010已归档的文书档案总计35877件。为此,我局的档案信息化管理走在湖州市前列,并到市档案局的好评。
    二、存在问题。我们在电子文件归档实际操作过程中,采用的是从“公文管理”数据库中将需归档的收、发文的电子文件点击归档,然后进入“档案管理”数据库进行编辑完成入库。但在操作过程中发现:(1)有些上级来文和我局发文DOS电子文件已提交归档的,在“公文管理”界面打开后可以进行修改,并有提示“是否保存对此文件的更改?”,如进行了修改,其文件原始的保真性就不存在了;(2)“公文管理”的文件已提交归档,其文件处理单界面还可以再录入,与“档案管理”已入库的该文件处理单原始记录就不一致;(3)档案员可以在“档案管理”点击已归档的DOS电子文件界面可以进行修改,并有 “是否保存对此文件的更改?”提示,基原始真实性被人为改变。
    三、改进建议。
    1、对办公自动化软件中,设置一个“不能更改”功能按钮,“公文管理”数据库的DOS电子文件和文件处理单,档案员一旦提交归档后,软件就应有个功能进行锁定,不能修改。如要修改必须通过信息技术管理员才可更改,并及时告知档案员,对归档该文件同步进行更改,并予以注明更改原因,以保证电子版的真实性。
    2、“档案管理”数据库的已归档DOS电子文件,档案员是不允许进行更改的。如需更改文件内容的,需经领导同意、在信息技术人员监督下开启更改按钮,更改完成后即自动关闭更改按钮。
    3、本局的发文和收文文件一经点击归档,即可由word自动转换成照片文件格式,避免了可修改数据的漏洞。
当今社会不断进步和信息技术不断革新,使得档案管理工作在社会发展中的作用日益突出,而电子文件的真实性尤为重要。电子文件归档管理的真正目的就是为了能够更好的查考利用,电子文件的保真要求是为了保证电子文件最终具有凭证作用,其内容的真实性是对历史真实反映。这就要求我们档案人员具有良好的综合素质,加强安全服务意识,做好各类电子档案原始归档工作,不断创新,使档案工作整体效能发挥其真正的作用。

                                                                                             市财政局   武冬萍