经验交流

我局档案数字化建设实践与思考

作者:  来源:  发布日期:2012-04-05  访问次数:1,397

【摘要】本文结合本单位档案数字化工作实践,总结了实施过程中的一些做法,阐述了档案数字化的意义及先进性,同时指出实现档案数字化存在的问题及建议。
【关键词】档案数字化  信息资源共享  档案利用
    档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,实现资源共享,并能准确、方便、快捷地提供利用,以满足各方面的需求。2009 年,我局被市档案局确定为市级机关数字化档案室创建试点单位之一。二年来,我们先后制定了数字档案室的各项规章制度,建立了电子目录数据库,基本完成了覆盖文书、业务、科技、照片、实物等档案的全文数字化工作, 实施了电子全文与电子目录的数据挂接, 有效开展了数字化档案室的创建工作。2011年2月,被市档案局命名为2010年度“规范化数字档案室”。
    一、我局档案数字化工作进展
    我局档案数字化建设主要包含四个方面的任务:一是目录数据库建设。对全部现有库藏的文书、科技、会计、特种载体等各类档案实行了条目数字化,录入电子条目1万多条。基本满足快速检索利用的需要,实现库藏档案文件级目录机检。二是全文数据库建设。对一些重要的、容易受损的、利用频率高的档案实行全文数字化。先后对2000-2010年度保管期限为永久和30年(长期)的纸质文书档案(1999年及以前的已移交市档案馆)、近10年来使用频率高的业务科研档案、2003年有数码照片以来的照片档案、特种载体档案等进行了扫描和挂接。加强重要档案原件的保护, 提高档案利用效率。并利用气象系统NOTES网及政府OA网,对新产生的电子文件资源,按照归档要求,将电子全文导入档案管理系统中,挂接到对应的电子条目上。三是从业务档案入手,逐步建立了气象记录数据库、气象灾害数据库等,并开发相应的检索查询系统,提供利用。四是将数字档案刻录光盘在市档案局进行了异地登记备份。从而实行各类档案从电子条目、电子全文的数据采集到异地安全备份的一系列工作。该项工作的开展使我局档案管理工作跨上一个新台阶,尤其是档案利用变得方便快捷,更为今后实现档案资源共享、异地资料查询等提供了有效数据。
    二、笔者在档案数字化过程中的一些做法
    1、文书档案采用边收发边归档的方法,有电子文件的归档材料及时挂接。如今年8月4日省政府葛慧君副省长在我局报送市府办信息“湖州市气象防灾减灾标准化乡镇、村建设同步推进的主要做法”上作出重要批示,局领导要求各部门负责人传阅贯彻,收发部门收文后,先对文件扫描发送部门负责人和档案室,档案室同时建立电子条目并把扫描件挂接上,这样一份完整的数字档案完成归档;在整理年度文档材料时,应在分类完成后,先扫描再组件,这样可以通过自动进纸双面扫描等方法提高扫描速度,减轻工作量。扫描时应在保证扫描图像清晰的前提下,尽量减少存储容量,根据文字、图像的清晰度采用不同的分辨率和色彩,一般文字、图像清晰的纸张采用200分辨率就可以了,分辨率高,占用空间大,上传速度慢,利用时下载时间也长。
    2、气象业务档案实行年度纸质、数字一并归档,部分实行分级数字化,如本系统气象自记记录纸因数量大,扫描要求高,采取上一级主管部门(省气象档案馆)集中统一扫描的方法。
    3、现阶段归档的课题档案,大部分材料已有电子文件,如技术报告、工作报告等,对课题鉴定证书、成果登记证书、获奖证书等没有电子文件的重要材料,应在纸质材料归档时及时扫描成数字档案后归档。
    4、照片档案整理归档时,对历史照片采用300-400分辨率逐一扫描并建立电子目录。对新产生的数码照片,先按内容输入条目,选取有代表性且画面清晰的数张数十张照片,加上文字说明后挂接到电子条目上;奖牌、证书等特种载体档案因其大小、材质的不同分别采用拍照或扫描的方法,处理后挂接。
    5、年度产生的大事记、全宗介绍、组织沿革、气候公报、气象服务效益汇编等编研材料的电子件可以一同挂接到龙宇软件相应的模块中,方便查找使用。
    三、通过我局的实践与应用,档案数字化有以下之先进性:
    1、提高办公效率:传统的档案管理模式检索利用效率低,难以满足人们日渐增大的对信息资源的渴求。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案查阅起来极为方便迅速,轻点鼠标,就能从成千上万的档案资料里,查出需要的内容,有效提高工作效率,提高档案管理水平。
    2、增强原件保护:将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全,可以避免档案原件在频繁的调取中出现损毁和丢失,最大限度保管和保护库存实体档案,尤其对历史久远的档案材料,如我局自1956年以来的气象记录档案,是极其有价值的业务档案,而且使用频率高,数字化处理后无疑是对其更好的保护。另外,通过档案的数字化处理,防止了部分档案被篡改的现象。
    3、确保档案安全:数字档案可实时同步备份、硬盘光盘备份等,存储空间小,维护方便、安全。数字化档案还可以异地或者跨地区保管(称灾害备份),这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。
    4、便于开发利用:在档案信息资源的开发与利用,开展档案编研工作时,有方便快捷的第一手资料。以我局为例,气象档案历来是经济建设和社会发展中不可缺少的信息资源,在农业生产、电力、交通、环保、建筑设计、保险等众多行业中频繁使用气象档案,以往手工提供资料不仅抄录统计工作繁琐,费时费力,而且容易出错。自从建立了气象记录档案数据库、气象灾害数据库等,并开发相应的检索查询系统,提供利用变得非常之方便快捷,可以根据用户的不同需要形成多元化的服务产品。又如在单位档案编研过程中,有了数字档案可以随时找到需要的相关数据复制粘贴,编研工作可以做的更加深入细致。
    5、快速统计分析:统计分析是档案工作的一个重要环节,人工的统计台账不仅繁杂、耗时,而且容易出现误差。随着档案软件的开发应用和不断完善,可以按档案管理的要求对相关的数据进行快速、精确的统计,并自动产生功能齐全的数据报表等。
    四、存在问题及建议
    1、目前很多单位都采用了以计算机及网络技术为基础的办公自动化系统、人事管理系统等,绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件,而单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案管理软件。由于这些系统设计单位不同、用途不同,所以就会造成软件的开发环境不同,形成的数据难以转换。以我局为例,目前各个部门都有独立的数字化软件系统,如办公自动化系统、人事档案系统、财务管理、固定资产管理软件等,形成大量的电子数据,但都与档案管理系统不兼容,给电子文件归档造成困难,使很多电子数据不能直接导入档案部门,数据资源不能共享,造成重复劳动。
    2、电子文件存在不安全因素,影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点,但也会带来不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直接读取、容易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来了很大的威胁。
    档案数字化建设的目标是使综合档案室现有库藏全面数字化,建立健全档案目录数据库,文件数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等),通过数据接口与其他管理系统连接,实现数据共用,并且通过网络进行数据传输,提供快捷高效的服务利用。同时数字化档案管理需要一批既熟悉档案业务又有计算机知识的复合型人才,因此要加强档案人员应用新技术、新设备、新方法的培训,提高掌握和运用现代化技术的技能,使其能够快速掌握电子文件、数字档案的管理知识,尽快做好传统档案管理向数字化管理的转型工作。
    总之档案数字化建设,是信息化时代的要求,是档案管理工作的发展趋势。我们要在工作中力突重点,分步实施,讲求实效,实现档案事业的持续发展。

                                                                                        湖州市气象局  周薇薇