经验交流

推进党校档案数字化建设的若干思考

作者:  来源:  发布日期:2012-04-05  访问次数:1,384

摘要:随着信息化建设步伐的加快,加强档案数字化建设成为档案工作的必然趋势。本文首先介绍了档案数字化的内涵,分析了加强档案数字化建设的必要性,并通过对当前我校档案数字化建设现状和存在问题的调查分析,最后提出了加强档案数字化建设工作的相关建议,如提高对档案数字化建设工作的重视程度,加强档案数字化的基础设施建设,建立档案数字化的相关制度等。
关键词:档案  数字化  内涵  建设
    近年来,随着国家信息化建设步伐的加快,实现档案数字化,最大限度地实现档案信息资源的开发和利用,已是档案工作发展的必然趋势。本文结合实际围绕如何推进我校档案数字化建设进行简单探讨。
    一、档案数字化的内涵
    (一)档案数字化
    档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息数据库,及时提供利用,实现资源共享,档案数字化是档案信息化建设的重要组成内容。
    (二)档案数字化的主要内容
    档案数字化的主要内容一般包括:①档案目录信息的数字化,建立档案目录数据库。②载体档案的数字化,如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化,建立档案影像数据库或多媒体数据库。③档案专题信息的采集与建库。
    (三)档案数字化的基本原则
    在开展档案数字化的过程中,一般应遵循以下几个基本原则:①价值性原则。即在资源优先的情况下,优先选择珍贵档案进行数字化,这是我们在开始数字化时应首先考虑的一项原则。②实用性原则。即优先选择利用率较高的档案文献进行数字化。③开放性原则。即档案的数字化必须符合国家档案开放规定以及档案安全保密的有关规定,同时尽量遵循有关标准规范。④特色性原则。即选择本单位有特色的档案资源进行数字化,从而为用户提供特色服务。
    二、加强档案数字化建设的必要性
    (一)档案数字化建设是形势发展的现实需要。21世纪是信息化的时代,近年来档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代,而目前大量单位的档案保管、利用与形势的发展要求不相适应,仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上,使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用,甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失,这是一个极其重大的损失。档案载体的更新换代、电子档案的出现给档案工作提出了一个课题,那就是电子档案的收集、保管、保护和利用,而解决这个问题的途径只有一个,即档案数字化。
    (二)档案数字化建设提升档案工作水平的要求。一方面,档案数字化能有效地保护档案原件。一是代替原件使用,保护档案原件。二是数字化副本异地保存,输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不至于遭到毁灭性的破坏。三是恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。另一方面,只有实现档案数字化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间,让更多的人们来了解档案,利用档案。同时利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后,将已开放的档案上网,这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
    (三)档案数字化建设也是档案管理部门的具体要求。2010年6月末,湖州市档案局下发了《湖州市档案局关于推进全市档案数字化建设的通知》,对全市档案数字化建设工作进行了部署。根据文件的要求到十二五期末,市直机关部门80%以上单位要建立数字化档案室,并对单位需永久、长期保存的重要档案实现数字化处理。同时基本完成档案移交进馆单位数字档案的登记备份工作。另外,文件明确了全市档案的数字化工作的具体实施步骤:一是要求各单位强化基础建设,配置档案数字化建设所必须的软硬件设备,建立起与本单位档案分类体系和档案数字化信息相适应的档案数据库格式;二是对1999年以前的档案,各单位要制作文件级电子目录,档案进馆时,在移交纸质文件目录的同时移交文件级电子目录;三是对2000年(含)以后的进馆档案,各单位要全部制成档案全文数据库光盘,与纸质文件同时移交进馆;四是为确保档案数据信息的安全,开展档案登记备份工作,各单位对本单位的电子公文、业务电子数据信息和档案数字化成果实施在线备份或脱机备份,把档案的数字化工作纳入全市电子政务建设的总体设计框架,利用统一的网络平台整合档案信息资源,实现全市档案信息资源的共享。
    三、档案数字化建设现状和存在的问题
    近年来,在市档案局的大力支持下,我校抓实档案工作基础建设,2010年顺利通过了档案管理省三级认定,档案数字化工作取得了一定的成效。但总体来看,目前我校的档案数字化总体还处在初级阶段,档案数字化建设中也存在一些问题。
    (一)档案数字化总体水平还较低。目前我校虽然已使用计算机进行相关的文件处理,但真正使用计算机管理档案所占的比例还不高。同时,目前还有较多的档案资源还未转化为数字化的档案信息,进行数字化档案集中管理。使用计算机管理的部分档案也还限于目录信息的数字化,处于文档分离状态,与综合档案管理电子化要求还存在一定的差距。另外,不少档案资料未能达到在校内通过网络实现信息共享和提供查询服务等。
    (二)软硬件设施配置存在不足。档案的数字化离不开必要的硬件、软件的支撑,目前我校档案室还没有专门用于档案数字化的光盘刻录机、服务器等设备;虽配备了档案龙宇软件,初步建立起了本单位档案分类体系和档案数字化信息基本相适应的档案数据库格式,但还未建立起档案多媒体数据库及档案专题信息数据库等,档案资源也未能利用计算机以网络软件系统化的形式互联,实现资源共享。这些将影响到我校档案数字化工作的开展。
    (三)档案人员的素质有待提高。由于长期采用传统的文件归档方式,目前我校的档案人员在电子知识和技术等方面都还存在不足。而档案数字化建设不仅需要档案工作者具备档案专业管理知识,而且更需要具有一定的电子操作和运用水平。因此如何通过开展有效的电子知识培训,使现有的档案工作者适应档案数字化建设工作的实际需要,推动档案工作的可持续发展,也是一个需要迫切解决的问题。
    四、加强档案数字化建设的几点建议
    (一)提高对档案数字化建设工作的重视程度。档案是党和国家宝贵的精神财富,是国家信息资源的重要组成部份,随着国家现代化、信息化建设步伐的加快和电子政务的推进,档案数字化建设势在必行。因此我们有必要提高对档案数字化工作的重视程度,通过加强对本单位档案数字化工作的组织和领导,在人、财、物方面进行必要的投入和支持,为实现我校档案数字化工作提供保障,以创建“湖州市规范化数字档案室”为目标,推动和促进我校档案数字化建设的顺利开展。
    (二)加强档案数字化的基础设施建设。一是强化硬件系统建设。根据档案数字化工作的实际需要,投入一定的资金为档案管理配备专用的光盘刻录机、扫描仪、服务器等硬件设施。二是强化软件系统建设。根据档案数字化要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案查询利用系统等,构建符合本单位实际、功能齐全、扩展性好、安全可靠、后期维护有保障的档案管理应用平台。所选用的文档管理软件,要符合《湖州市机关企事业单位综合档案室电子目录数据库与交换格式》的要求,保证本单位的机读目录与国家综合档案馆的管理软件相配套,实现档案资源的共享。三是建设电子档案数据库。根据相关要求和本校实际,逐步建立面向室藏档案的符合标准的档案目录数据库、常用和珍贵档案全文数据库和归档电子文件数据库,集中存储并管理数字档案数据信息。
    (三)提高档案人员的业务素质。随着形势的发展特别是档案数字化、信息化步伐的加快,档案工作对档案业务人员的要求越来越高,除了要求档案人员具有良好的思想政治素质、一定的档案专业知识外,还要具有掌握现代化办公设备等能力。因此要多种形式开展对档案人员的培训,不断提高档案人员的工作能力和业务素质,以适应档案信息化建设下档案业务工作快速发展的需要。
    (四)建立档案数字化的相关制度。根据国家已有的规定和我校档案数字化工作的实际情况,逐步建立起符合本单位实际的档案数字化管理制度,具体包括电子文件归档与管理办法、档案数字化技术标准、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴定销毁制度等,从而为我校档案数字化工作开展提供制度保障。


                                                                                  中共湖州市委党校  金奕