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浅议新时期疾病预防控制的档案管理

作者:  来源:  发布日期:2012-04-05  访问次数:1,344

    疾病预防控制档案,是指各级疾病预防控制机构在疾病预防控制、卫生检验检测、健康教育、科研培训及党、政、工、团、民主党派管理等活动中形成的各种门类、载体档案的总和。疾病预防控制档案工作是疾病预防控制工作的重要组成部分,是提高疾病预防控制工作质量和科学管理水平、加强规范化建设的必要条件。
目前,我国疾病预防控制事业蓬勃发展,各级疾病预防控制中心的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。特别是《浙江省疾病预防控制档案管理办法》施行以来,更是将档案工作推向一个新的高度。提高档案管理工作,深入开发档案信息资源已成为各级疾病预防控制中心档案工作中一项十分重要的任务。
    一、 新时期疾病预防控制档案管理的现状
在计算机网络技术不断发展更新的现代社会,各级疾病预防控制中心以开展卫生防病为中心,形成了大量的电子文书、业务技术、科研、设备、会计、声像、实物等档案材料,在此基础上建立了配备专职档案管理人员的综合档案室,作为本单位统一管理档案工作的职能机构。
    其中,制定了综合档案室的基本工作职责,具体是:
    (一)贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规,建立健全本单位档案工作的各项规章制度;
    (二)集中统一管理本单位形成的各种门类、载体的档案,做好档案移交工作;
    (三)督促、指导和协助本单位各部门对所形成的文件材料进行收集、整理和归档。
    二、新时期疾病预防控制档案管理存在的问题
    (一)对疾病预防控制档案的管理工作重视度不够。
    档案工作是“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的一项非常重要的基础工作。在工作中,存在着重视业务工作,轻视档案资料归档的现象。对疾病预防控制档案的完整性认识不够,致使归档资料的完整性、系统性大大降低。
    (二) 没有很好地开展疾病预防控制的电子档案管理。
    疾病预防控制工作需要各级政府、学校、医疗机构、相关部门甚至整个社会的共同参与,信息来源较多,覆盖范围较广,专业性较强。随着办公“无纸化”的发展,疾控工作应用的电脑、传真、扫描机、复印机等也越来越多,电子公文的产生,改变了原有资料保存模式,档案载体多样化。业务部门通常归档意识不强,一般不会按时归档,档案资料常常分散存在科室部门,从而造成单位档案资源的不完整。
    三、 新时期加强疾病预防控制档案管理的意义
    推进疾病预防控制部门档案信息化,对于开发利用信息资源,实现资源共享,极大地提高工作效率等有着重要意义。
    (一)实现疾病预防控制部门档案信息化是时代发展需要。
    (二)实现疾病预防控制部门档案信息化是疾病预防控制事业发展的内在要求。一是预防控制疾病对档案信息的需求;二是疾病预防控制科研对档案信息的需求;三是疾病预防控制知识宣传普及对档案信息的需求。
    (三)重视档案数据库建设,满足疾病预防控制工作对档案信息的需求,是疾病预防控制信息化建设的目的。
    (四)统筹规划、循序渐进、以点带面、逐步推进疾病预防控制部门档案信息化工作。
    四、 新时期疾病预防控制档案管理发展的方向
    要做好疾病预防控制档案的管理工作,应从以下几个方面着手
    (一) 疾病预防控制档案管理系统的创新
    一是建立完善的疾病预防控制档案规章制度。随着信息时代的来临、科学技术的飞速发展,档案管理制度需要进行相应的修改和完善,可将档案工作的“三纳入”、“四同步”管理(即纳入计划规范、管理制度、部门负责人及专兼职人员职责范围;与布置、检查、总结、验收鉴定各项工作同步)列入规章制度,减少档案管理的随意性,保证档案管理工作的健康、可持续发展。
    二是加强疾病预防控制档案的网络化管理。疾病预防控制档案管理的现代化形势,迫使档案工作人员要采用现代化科学的管理方法。用计算机管理疾病预防控制档案,方便使用者及时查找,节省人力、物力和财力,提高工作效率,又可以减少档案的有效占用空间,保存信息方便简单,也提高了保密工作水平。计算机的储存量大而且可以编排文件分类、主题等目录,检索系统方便快捷。
    (二)疾病预防控制档案管理服务方式的创新
    一是疾病预防控制档案的信息加工服务。疾病预防控制档案工作部门可以根据使用者的不同需求,利用自有资源,快速进行档案信息加工的能力优势,有目的地将各类疾病预防控制档案资源予以归纳整理、组合,为使用者提供完备、充实的疾病预防控制档案信息服务。
    二是疾病预防控制档案的咨询服务。档案部门建立的多种形式的“档案咨询服务中心”、“档案事务所”等均属于档案咨询服务的范畴。以网络化的技术手段支持疾病预防控制档案的咨询服务,提升疾病预防控制档案咨询服务的水平将是未来的发展方向。
    三是其他疾病预防控制档案服务。诸如档案网络服务、档案展览服务、档案文化休闲服务等服务方式正在不断涌现。疾病预防控制档案部门,也可在一定范围内采取有效的措施,挖掘档案信息资源,积极开展编研工作,为临床、科研、领导决策提供主动服务,以此提高各级疾病预防控制中心的社会效益和经济效益。

                                                                       湖州市疾病预防控制中心   王珊红