经验交流

浅谈如何实现纸质档案数字化

作者:  来源:  发布日期:2012-04-05  访问次数:2,900

摘要:21世纪信息高速发展,档案数字化已成必然趋势,现就城建档案数字化的实现过程,做粗浅的探讨。
关键字:档案数字化 实施过程 软件系统 存储
    城市建设档案馆承载着的,是每个城市的珍贵资料,记录的是城市的建设历史。21世纪是信息高速发展的时代,要求所有的领域都要向着信息化、网络化、数字化发展,而且当今城市建设飞速发展,档案数字化已成必然趋势。
    城建档案数字化建设是一个系统工程,是在网络环境下对档案信息资源进行整合处理的运行模式。以下就数字化工程的基本概念、组织实施、软件系统、数据的存储与安全等几方面来浅谈如何实现纸质档案数字化。
    一、城建档案数字化工程的基本概念
    所谓数字化,简单来说,就是把已有的各种载体形式的档案进行数字化处理,以便实现基于计算机技术的运用。城建档案数字化,就是把纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案等变成数字信息,以实现不同载体的形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。城建档案数字化工程目前主要是纸质档案数字化,即将档案文字、图表、图纸等变成数字信息,从而实现利用计算机进行存储、检索、分析的目的,主要包括了三个方面的内容。
    第一、档案目录的数字化。档案的目录,包括案卷题名、卷内目录,将这些录入数据库,从而实现档案的计算机查询检索、统计分析。
    第二、实体档案的图文信息数字化。通过扫描、摄影、摄像等方式进行数字化采集。从而实现图文信息的计算机存储、调阅、分析。
    第三、日常档案管理业务的数字化。将档案的业务指导内容、审核意见、审核结果,图书资料的著录、档案变动登记等,馆藏档案的始由、贮藏、借阅、变动等档案管理信息,通过计算机软件管理的方式进行数字化。
    二、实施过程是纸质档案数字化工程的核心。
    纸质档案数字化工程的实现过程可以根据实际馆藏量大小而定,可以采取有重点、有步骤的实施。对使用频率高的或重点工程档案先进行数字化,根据实际实施效果和使用需求再行决定剩余档案数字处理。
    纸质档案数字化流程一般为档案整理(卷序整理)→档案扫描(文字、图纸)→图像处理→图像存储→目录建库→数据挂接→数据验收→数据备份。在整个流程中要注意几个关键点:
    第一、前期筹备工作到位。数字化工程的实施过程,涉及到库房档案的调卷、拆卷、扫描、封装、编辑、存储、挂接、验收等诸多方面的实际工作,工作量大、工序繁杂,而且期间参与人员众多。这就需要有一个完善周密的工作流程和与之配套的管理制度,否则可能出现混乱的局面,甚至对档案原件带来损坏、泄密等不良的后果。因此,在数字化工程筹备阶段就对纸质档案数字化工程各步骤的具体细节进行预演推敲;就各操作环节中容易出现问题的节点,建立工作流程、管理制度、技术标准;要求在实际工作中严格按工作流程规则操作,按技术标准验收。同时要求认真填写纸质档案数字化转换过程各类登记表,并及时整理、汇总、装订成册,在数字化完成的同时建立起完整的记录。从而确保整个档案数字化工程的实施过程做到工作计划有序、操作流程清晰、责任分工明确、验收严格把关。
    第二、扫描、编辑处理及存储。数字化工程的实施过程中重点是扫描与编辑处理,它是一个较复杂的过程。首先,在扫描时严格按文件自然顺序扫描,根据纸张情况选择扫描方式、确定扫描分辨率及相应参数,扫描过程中及时调整亮度、对比度使扫描后的影像尽可能保持档案原貌,使图像清晰不失真,亮度适当,同时生成jpg或pdf等相应格式的的影像文件。其次,图像编辑处理是整个扫描过程中保证图像质量最关键的技术部分。因此,要对影像文件进行纠偏、去污、裁边等编辑处理,同时去除影像文件背景,这是一种节约存储空间较好的办法,处理完成后的影像文件要进行存储,可按“档案入库年度” →“案卷分段文件夹” →“案卷级文件夹” → “影像文件”形式组成的四级存储模式。
    第三、目录建库与数据挂接。目录著录要求按《档案著录规则》著录,建立档案目录数据库。档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检确认为合格后,及时加载到服务器上。值得关注的是影像文件数据批量挂接到对应的案卷级下文件级的卷内目录上,实现数据迁移时,卷内目录与影像文件必须建立一一对应的关联关系。最终达到档案管理系统查询、检索、调阅、打印输出的目的,从而实现数字化。
    三、软件系统是实现城建档案数字化的基础。
    如果把城建档案的数字化结果比作是果实的话,那么城建档案管理系统,就是去采摘品味这累累硕果的那架“梯子”。没有一个良好的系统平台就无法良好的运用数字化档案信息,也就无法让数字化的档案信息发挥他的应有效用。因此打造一部适合城建档案馆实际工作情况,又能有效发挥数字化档案的巨大作用的“梯子”,是整个数字化工程重要的一环。
    对档案管理软件开发,应基本拥有以下几个方面的要求,其中主要包括:适用性、稳定性、安全性、易操作性、易维护性、可扩展性。
    第一,适用性是指管理系统需要适应城建档案馆的实际情况,符合现阶段档案管理的具体工作要求,满足档案管理的需要。基于这样的指导思想,我们对城建档案软件系统至少应该提出档案利用、日常业务、库房信息三个方面的功能要求。软件系统首先要能满足城建档案的管理要求,实现了档案的新增、检索、维护、统计等方面的功能。特别是强大的检索能力,实现多手段、快速、便捷的检索,极大的提高档案的利用效率。
    在实现最核心的档案管理之外,对日常的业务工作要提出了软件化管理的要求。开发的城建档案软件系统从以前单一的结果管理,延伸到了包含城建档案管理业务过程的全面管理。从建设工程项目开工之前,建设单位领取告知书开始,就对工程基本信息、业务指导过程、档案移交、审核、复核,直至完成审查后,向建设单位出具进馆证明等一系列过程中所涉及的全部业务内容同步纳入业务管理模块。由此,一方面提高了业务工作的管理效率,另一方面则使得馆藏档案有了一个从初始到入库的完整记录。
    最后,将库房状态信息纳入软件的管理范围。把日常库房的温度、湿度数据,通过软件系统记录,实现库房环境数据的自动分析、对比、统计,从而方便工作人员及时了解库房设施、设备运行的情况,极大的提升库房管理水平。
    第二,软件系统的稳定性。面对庞大的馆藏档案,繁忙的业务工作和日益增多的查阅需求,没有一个稳定可靠的软件系统,是无法胜任实际应用的。因此,软件系统的稳定性,是数字化工程顺利投入运行的重要保障。为了提高软件系统的稳定性,一方面可以采用目前已经比较成熟的计算机技术来进行系统开发;另一方面可在计算机硬件的品质与性能上做了一定的裕度考虑。
    第三,则是数据的安全性。存储于服务器中的数字化档案,就如同收藏在库房的实体档案,具有同样的严肃性。因此,对数字化档案要与实体档案一样,严格按照档案管理制度来进行管理。档案实现了数字化之后,一方面极大的方便了档案的检索调阅,另一方面也使档案的修改删除变得非常简便。面对比实体档案更大的破坏风险,对软件系统的安全性,提出了更高的要求。
    鉴于这样的考虑,在软件系统中可采取分岗位、定权限、做日志的安全管理办法。根据各相关系统应用人员所在的岗位,建立相应的岗位权限,不同的岗位权限面对不同的软件功能,把录入、审核、编辑修改、更新等具体的操作与实际工作权限结合统一,从而确保了数字化档案与实体档案等同的管理模式,有效的保障了数字档案的安全性。
    最后,是软件系统的易操作性,易维护性,可扩展性。软件系统要求直观易用,操作界面友好,这在很大程度上减轻了应用人员的软件学习负担,也避免了因操作复杂而导致容易误操作所带来的数据破坏。易维护性,则是出于对系统运行的连续性和保障成本的考虑。因此,采用B/S(浏览器/服务器)的软件架构也是一种比较理想的结构,日常的维护保障工作,只需要面对一台中心服务器进行,而对处于工作端的计算机,实现了零维护。其次,对基于中心服务器的软件系统、数据库、数字档案数据可建立一套日常备份与应急预案。一旦系统发生故障,则可以针对故障所处的层面,按预案进行及时修复。
    随着时代的进步,档案管理技术与利用需求,都在日新月异的发展。所以在构建档案管理系统的时候,必须对系统建设抱有发展的眼光,要求档案管理系统在建设过程中,既要尽可能的融入超前意识,又要强调系统的可扩展性,避免因基础设计的局限性而形成的拓展壁垒。例如,对档案采用彩色扫描方式,虽然短期内看会提高一定的存储成本,可从发展角度去考虑则避免了重新扫描的浪费;采用B/S架构的软件模式,为今后可能城建档案信息上因特网或参与当地政务网建设打下基础;对基础数据库结构的设计,要求能随时增加调整辅字段,提高数据的颗粒细度,为日后的功能扩展留有余地。
    四、数据的存储与安全是实现数字化的最终保障。
    传统的档案都是有形的,看得见摸得着。但数字化的档案,容身于嗡嗡作响的服务器中,我们可以通过屏幕看到它,却摸不着它。而当今任何一种计算机的存储技术,都还不能实现百分之百的可靠性。这意味着,一个小小的计算机故障,都有可能给我们带来灾难性甚至毁灭性的损失。在城建档案的数字化应用中可能会遇到两个方面的突发灾害。
    一方面是因系统平台故障,造成软件系统停转而带来的灾害。为了应对可能发生的系统平台故障,可以通过选用可靠的硬件、建立专用服务器机房、配备良好的空调系统、UPS不间断电源等方法,把因硬件故障而造成系统停转的几率降到较低的水平。另外,通过设置“基础数据有序存储”的方法,建立了一套脱离系统平台,仍能对基础数据进行高效检索的办法。万一系统平台无论因软硬件故障而停转,我们仍能便捷的对馆藏数字信息进行调阅利用及数据恢复。从而把因系统故障而可能带来的损失降到最低。
    另一方面,因人为过失、计算机故障、存储介质损坏等各种原因,基础数据都可能会遭到毁灭性的损失。因此对基础数据要采取多介质、多地点的存储与保管方式。在此基础上,还要建立数据备份制度,定期对基础数据进行及时地备份。对备份数据同样采用定期检测、三重乃至多重备份等必要的方式,以确保基础数据的高度安全性。
    为确保数据在软硬件故障的情况下,不遭受毁灭性损失的前提下,我们还要避免档案数据的外泄与侵入性破坏。一方面,为了从根源上杜绝此类情况的发生,规避如病毒、网络攻击、黑客入侵等可能对数据安全造成威胁的因素可以独立组网,与外部网络形成物理隔绝等等。另外,要建立与之配套的工作制度,严格把关数据的内外部交换,避免数据的外泄或病毒的破坏。
    综上所述,以上的运作模式可以基本实现城建档案数字化。当然以上运作模式离不开规范的城建档案数字化标准体系及高素质、多层次、复合型的人才队伍建设。这样不仅拥有了一个实体档案馆,更拥有了一个与之相对应的数字化档案馆。这不仅是庞大的更是浓缩的。这不仅沉淀着整个城市的历史,更是灵动、便捷、富有生命力的。

                                                                         湖州市城市建设档案馆   曾朝霞