经验交流

南浔区开展电子文件和数字档案登记备份工作初探

作者:  来源:  发布日期:2012-04-05  访问次数:1,470

论文摘要:本文以开展电子文件和数字档案登记备份的重要意义为切入点,从南浔区开展该项工作面临的困难、兄弟县区的先进经验、省市的有关部署和下一步开展工作的探索性意见几个方面,探索在南浔区这样基础相对薄弱的地区加快步伐开展电子文件和数字档案登记备份工作的方法和思路,望能给其他类似情况的县区以借鉴作用。
主题词:电子文件 登记备份 档案 信息化 探索
    实施电子文件和数字档案登记备份重大战略是档案部门贯彻落实科学发展观、服务创业创新的重要载体,是建立新时期档案安全监管体系的重要途径,也是推动档案事业跨越式发展的重大举措。2009年底,浙江省委办公厅、省政府办公厅下发《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》,明确由县级以上档案行政管理部门对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和档案进行登记,并由同级国家综合档案馆对经过登记的电子文件和档案进行数据备份。同时要求从2010年开始,力争到“十二五”规划末期,在省、市、县三级国家综合档案馆建立档案与电子文件登记备份中心。
    因此,在南浔区开展电子文件和数字档案登记备份工作已迫在眉睫。但由于档案登记备份工作涉及面广、工作量大、技术性高,要在南浔区全面推行该项工作,存在着以下几点困难。
    一是基础设施落后。南浔区于2003年正式建区,直到2006年底南浔区档案局才正式成立。与湖州市其他县区相比,档案工作基础薄弱,各镇(开发区)、机关部门、企业的档案工作开展时间短、条件差、缺乏重视,有相当一部分区级部门和行政村不具备独立的综合档案室或者档案基础设施陈旧。很大程度上制约了电子文件和数字档案登记备份工作的开展。
    二是平台建设薄弱。2011年7月12日,南浔区档案馆正式开馆,标志着南浔区结束了有档无馆的局面,为南浔开展电子文件和数字档案登记备份工作迈出了坚实而有力的一步。数字档案馆也同时投入使用,由于建馆时间短,档案信息化基础设施条件极其薄弱,除了采购了部分必须的设备以外,电子文件的接收、管理平台尚未建成,扫描仪等数字化仪器数量有待补充。实施电子文件和数字档案登记备份的软件设施还不齐全。
    三是数字资源匮乏。开展电子文件和数字数字档案登记备份工作需要大量的资源基础。一方面,南浔区档案局自建局以来,因条件所限,综合档案馆一直未能成立,各镇(开发区)的档案即使接受也无处存放;另一方面,区级各部门的档案尚未到移交年限。因此,在无库存档案的情况下,档案数字化也无从谈起。必须抓住档案馆开馆的良好契机,抓紧时间丰富馆藏,在实施数字档案室建设过程中不断丰富数字档案。
    四是资金未落实到位。从数字化档案馆的建设,相关信息平台的搭建、设备的配置、数字信息的传输再到数字档案的记录保存都需要大量的资金作为保障。不仅需要各级机关事业单位开展档案登记备份所需经费列入统计财政预算;也需要区财政局根据档案登记备份项目实施的进度,提供必要的资金保障。南浔区档案局开展该项工作得到了区委区政府和区财政局的大力支持,但仍有部分资金还未完全到位。
    五是档案意识不强。在南浔区档案馆成立之前,南浔区各镇(开发区)、各部门及企事业单位的档案缺乏有效的整理和保护,各单位对档案工作的关注度普遍不高,档案意识相对较薄弱,档案工作积极性不强,档案水平也较低下。近年来,南浔区档案局加强了对有关部门的指导和监管,但各单位尚未形成积极主动的档案工作氛围。因此,要推进电子文件和数字档案登记备份工作面临着巨大的困难,更需要加大该项工作的宣传力度,提高各单位档案登记备份工作的积极性,才能确保该工作积极有序开展。
    六是队伍亟待加强。2010年6月,南浔区编委批复同意成立南浔区电子文件和数字档案登记备份中心(挂牌在区档案服务中心),增设事业编制2名。这为南浔区开展登记备份工作提供了组织保障。但一则因为人员尚未全部到位,二则因为工作人员的业务水平不高,尤其是登记备份的技术人才极度缺乏。也为开展电子文件和数字档案登记备份工作带来了一定的困难。
    2011年,浙江省档案局明确提出“两个推进”作为全年工作重点,其中一个就是开展电子文件和数字档案登记备份工作。在省局的部署下,湖州市档案局是以民生档案的登记备份为切入点,全面推进电子文件和数字档案登记备份工作。尤其是德清、安吉、长兴三县的登记备份工作已走上了轨道,正有条不紊地开展。其数字档案馆已于2010年前已投入使用,依托数字档案馆管理平台,在数据接收及处理平台中增加档案登记备份模块,利用党政信息网络,实行电子文件、数字化成果及数据变动较小的电子业务数据的在线传输方式的登记备份工作。并经过两年左右的时间,基本完成了乡镇机关档案登记备份工作。
    相比而言,南浔区在档案登记备份工作上已远远落后于其他兄弟县区。为此,应抓紧实施。今年的重点在于开展档案登记备份试点工作,要积极学习兄弟县区的积极经验,切合实际情况,主要从以下几个方面开展工作。
    一是争取领导重视,建立机制,找准档案登记备份工作的着力点。档案登记备份工作涉及面广、工作量大、技术性高。要做好这项工作,需要得到党委、政府领导的高度重视,建立一套行之有效的工作机制。在已经建立南浔区档案登记备份中心的基础上,尽快拟订《南浔区电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》,经专家论证、修改完善,提交协调小组研究同意后,迅速启动。同时,进一步明确档案局各科室在登记备份工作中的职责。这些机制的建立,成为开展档案登记备份工作的着力点。
    二是深入调研,搭起桥梁,找准档案登记备份工作的切入点。要积极深入公积金、教育、卫生、工商、民政、社保等涉民单位进行调研,一方面面对面宣传档案登记备份工作,另一方面了解各单位使用业务管理系统及生成的主要业务数据、办公自动化程度及电子文件管理、档案数字化以及各种数据备份的方式等情况,并对照档案登记备份的要求,及时进行沟通,以便做好对接。
    三是开展培训,增进了解,找准档案登记备份工作的动力点。做好档案登记备份工作,关键在人,尤其是档案工作人员对档案登记备份工作重要性、必要性的认识和对具体要求的理解掌握程度。把培训工作作为提高认识,统一思想,明确任务,掌握技术,确保档案登记备份重大战略部署顺利实施的重要举措来抓。南浔区档案局将举办专门的档案登记备份工作培训班,进一步提高各单位档案工作者的对档案登记备份的认识。
    四是共建共享,构建平台,找准档案登记备份工作的结合点。对于数字档案馆,要争取第一期建设资金到位,开展硬件系统和网络系统建设,着手信息管理系统的开发。建立馆藏档案信息目录数据库和多媒体档案数据库构架,逐步启动纸质档案的数字化处理。争取将电子政务作为重要档案数据信息资源,探索建立区电子文件接收管理中心,与政务网结合,与各镇、开发区与区级各单位电子公文系统连通,逐渐建成区档案馆在线接收。以数字档案馆为支撑开展档案登记备份工作,为我市档案登记备份工作的顺利开展找到了结合点。
    五是立足民生,服务企业,找准档案登记备份工作的起步点。一是选择民生领域开展登记备份。根据省市档案局的要求,将选择与民生关系比较密切,档案信息化基础比较好的系统或单位作为首批登记备份单位。二是积极引导企业开展档案登记备份试点工作。三是印发了《关于在全区开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》(浔委办通〔2010〕61号)《通知》对档案登记备份工作的数据形式、具体程序、时间要求作了明确的规定,对首次档案登记工作作了部署。这些举措的出台,为开展电子文件和数字档案登记备份工作找到了较好的起步点。
    档案登记备份既是一项业务工作,也是一项政治任务,事关地方党委、政府工作大局,事关全社会信息安全,事关档案工作的成败荣辱。在电子公文和数字档案实现登记备份以后,可以有效保障档案的法律凭证价值;可以有效保障经济社会重要领域的档案安全;可以实现档案信息资源集约化管理,节约政府投资;可以强化对国家、社会重要档案资源的统筹监管。档案部门肩负的责任之重超过了历史上任何时期,尤其是在南浔区这样一个档案基础较薄弱的地区开展电子文件和数字档案登记备份工作任重而道远。面对重任,迎头而上是唯一出路。

                                                                                                    南浔区档案局