档案管理

全国税务机关档案管理办法

作者:  来源:  发布日期:2008-11-21  访问次数:2,078

(1996年4月5日国家税务总局国家档案局发布)

第一章  总  则

    第一条  为了实现全国税务机关档案的科学管理,提高档案工作的水平,维护档案的完整与安全,更好地为税务工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《机关档案工作条例》,结合税务机关的工作实际,制定本办法。
    第二条  本办法所称档案,是指全国税务系统各级机关在工作中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
    第三条  全国税务机关档案工作,由国家档案局在宏观上统筹规划,组织协调,统一制度,监督指导;由国家税务总局制定规划,建立制度,实施检查、监督、指导。省以下各级税务机关的档案工作由机关的办公室主管,在业务上接受上级税务机关和地方同级档案行政管理机关的监督与指导。
    第四条  各级税务机关在工作活动中形成的档案,均应当集中到本机关的档案管理部门统一保管,不得分散保存。
    第五条  各级税务机关都必须在办公厅(室)内建立档案室,配备必要的专职档案管理人员。档案管理人员要保持相对稳定。
    第六条  各级税务机关档案机构的基本职责是:
    (一)建立健全本机关档案工作的各项规章制度。
    (二)监督、指导本机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。
    (三)集中统一管理本机关各种门类和载体的档案,积极提供利用,为机关各项工作服务。
    (四)指导、监督本机关所属单位和下级税务机关的档案工作。
    (五)按规定向同级国家档案馆移交应当进馆的档案。
    (六)办理领导交办的其他档案业务工作。
    第七条  档案工作必须贯彻执行党和国家有关的方针、政策与法规。档案工作人员要遵纪守法,保守档案机密,热爱档案工作,精通档案业务,熟悉税收业务,努力把档案工作做好,为机关领导决策和各项税收工作服务。

第二章  文书的立卷和归档

    第八条  各级税务机关工作活动中形成的具有使用和保存价值的文件材料在办理完毕后,由各单位文书部门整理、立卷,并向本机关档案管理部门移交归档。
    第九条  立卷任务的划分:
    (一)各单位负责自行承办文件的立卷。
    (二)机关内部会办的文件,由主办单位立卷。
    (三)本机关与外单位会办的文件,属本单位主办的,由本单位主办部门立卷;外单位主办的,本单位主办部门以副本立卷。本单位代上级机关草拟的文件及其定稿,由上级发文机关立卷,草稿和副本由本单位立卷。
    第十条  归档范围按照本办法所附的《全国税务机关文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。
    第十一条  文书立卷应当遵循文件的自然形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体要求是:
    (一)应当归档的文件材料,必须齐全完整。
    (二)归档的文件材料,应当按照问题、组织机构、作者、时间、文种和通讯者等特征立卷。
    (三)在归档的文件材料中,应当将相应的正件与附件、正本与定稿、请示与批复、批转文件与原件、多种文字形成的同一文件放在一起立卷;文电应当合一立卷。
    (四)不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复放在复文年立卷,没有复文的放在请示年立卷;跨年度的计划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;如果计划、总结在同一文件中,应当视文件内容的主次确定归卷年度;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;合同性文件放在签字年度立卷;各类案件材料放在结案年度立卷。
    (五)卷内文件材料应当按照其内部联系、重要程度、问题或者时间顺序科学排列,正本在前,定稿在后;批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;批转文件在前,被批转文件在后;法规性文件和其他重要文件的定稿在前,历次修改稿在后;案件材料,结论性材料在前,依据性材料在后。再按照排列顺序,用铅笔认真编写页码。
    (六)认真填写卷内文件目录。文件没有标题或者标题不明确的,要另拟标题;文件责任者、时间不清楚的,要查清楚后填入,并备注说明。
    (七)案卷封皮应当按照规定逐项填写清楚。案卷题名要简明、准确地反映卷内文件材料的内容与成份(一般包括责任者、内容、名称等)体式一致,文字简练,使用简称应当通用易懂,并用毛笔或者钢笔书写,字迹要工整、清晰。
    (八)有关卷内文件材料的情况说明应当逐项填写在备考表内;若无情况可说明,也应当将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应当置于卷尾。
    (九)卷内文件材料要去掉金属物,破损的文件应当裱糊,字迹扩散的应当复制与原件一并立卷。
    (十)传真文件以复印件立卷归档。
    (十一)声像材料应当单独存放卷盒、像册中,并用文字标出摄像或者录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
    (十二)所立案卷要科学地划分保管期限。
    第十二条  案卷立好后,应当按照机构、问题并结合重要程度和不同保管期限进行系统的排列和编号,并抄写案卷目录。
    第十三条  各单位将立好的案卷连同案卷目录(一式三份)于文件形成后的次年上半年向本机关档案管理部门移交,并办理移交手续。

第三章  档案的管理和利用

    第十四条  各级税务机关的档案应当按照其内容和载体的不同科学分类,一般按照年度——组织机构(或者问题)分类。分类应当保持前后一致,具有稳定性。
    第十五条  各级税务机关档案部门应当将归档案卷按照不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应当统一,前后保持一致,不得任意改动。
    第十六条  各级税务机关档案部门要科学地编写档号,一个机关的案卷目录号不能重复,一本案卷目录内的案卷号也不能重复。
    第十七条  各级税务机关必须备有档案专用库房和阅览室。档案库房要坚固,并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。库房内要基本达到温湿度适宜,清洁卫生,无虫霉滋生。档案部门根据工作需要配备档案柜架、温湿度计、复印机、收录机、照相机、去湿机、吸尘器、空调和微机等设备。
    第十八条  各级税务机关档案部门要对档案库房进行定期和不定期的检查,主要检查库房设施和档案情况,保证帐物一致。如有破损或者字迹失真的档案,应当及时修复。发现其他问题,也应当及时解决或者报告领导。
    第十九条  各级税务机关档案部门应当建立健全档案资料的统计制度。对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行登记和统计,并按照规定向上级税务机关和同级档案行政管理机关报送档案基本情况统计表。
    第二十条  各级税务机关应当建立全宗卷,以积累本机关的立卷说明、分类方案、交接凭证、鉴定报告、销毁清册、检查记录、全宗介绍等。
    第二十一条  各级税务机关档案人员调动工作时,应当在离职前将本人保管的档案数量和状况交待清楚。
    第二十二条  各级税务机关档案工作人员必须熟悉本机关的历史和所藏档案情况,编制案卷目录、全引目录、文号目录、专题目录等检索工具和必要的参考资料。
    第二十三条  档案的借阅和复制
    (一)本单位工作人员因工作需要可以借阅库存档案。但是,如果借阅非本人主管业务的机密文件,必须经办公厅(室)负责人批准。外单位来人查阅本机关档案,必须持有单位介绍信,并经本机关办公厅(室)负责人批准。
    (二)复制绝密文件必须经原发文机关批准,复制机密或者非本人主管业务的文件必须经办公厅(室)负责人批准,密码电报一律不得复制。
    (三)档案借阅者必须遵循有关规定,履行必要的手续,不得涂损档案,不得转借他人,阅完及时归还。借阅绝密、机密档案,还负有保密的责任,违者按照有关规定处理。
    (四)档案工作者必须热情服务,并认真地检查归还的档案有无遗失、涂损等现象。
    第二十四条  各级税务机关档案部门要不断采用先进的科学技术与设备,逐步实现档案管理的现代化。

第四章  档案的鉴定、销毁和移交

    第二十五条  各级税务机关的档案部门会同有关业务单位,根据档保管期限表,定期对档案进行鉴定,核定保管期限,剔出无保存价值的档案。
    第二十六条  档案保管期限的划分:
    (一)档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。其中:永久为50年以上,长期为16年至50年(含50年),短期为15年以下(含15年)。
    1、凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料,对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值,列为永久保管。主要包括:本机关制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开各种会议的重要文件材料,重要的请示、报告、总结,综合统计报表,机构演变的文件材料;上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料及对本机关领导人任免的文件材料。
    2、凡是反映本机关一般工作活动,在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。主要包括:本机关一般工作问题文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作形成的一般文件材料。直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。
    3、凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。主要包括:本机关一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。
    具体划分档案保管期限时,按照《全国税务机关文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。
    (三)档案的保管期限,从档案所属年代的次年1月1日起计算,长期计划、协议、协定、合同等有关文件,按其有效期满后次年1月1日起计算。
    (四)各级税务机关可以参照《全国税务机关文件材料归档范围和档案保管期限表》,结合本机关所形成文件的实际情况,制定具体的档案保管期限表。
    第二十七条  各级税务机关档案部门销毁确无保存价值的档案时,应当写出销毁档案报告,说明销毁理由、原保管期限、数量和简要内容,连同编写的销毁清册一起送有关业务单位领导和办公厅(室)负责人审核,报机关领导批准后方可销毁,并在原案卷目录上注销。在销毁档案时,应当与机关保卫部门取得联系,指定两人以上监销,并由监销人员在销毁清册上签字。
    第二十八条  省级税务机关应当将永久保存的档案在本机关保存20年后,省级以下税务机关应当将永久、长期保存的档案在本机关保存10年后,连同案卷目录(一式三份)和有关的检索工具、参考资料,一并向同级国家档案馆移交。

第五章  附  则

    第二十九条  各级税务机关书稿档案按照新闻出版署、国家档案局颁发的《出版社书稿档案管理办法》管理。
    第三十条  各级税务机关会计档案按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》管理。
    第三十一条  各级税务机关干部档案按照中共中央组织部、国家档案局颁发的《干部档案工作条例》管理。
    第三十二条  各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局可以根据本办法制定具体实施办法,并报国家税务总局和同级档案行政管理机关备案。
    第三十三条  本办法由国家税务总局办公厅负责解释。
                                                                                                   国税发〔1996〕64号