档案管理

安吉县开展重点建设项目档案管理执法检查

作者:  来源:  发布日期:2008-11-21  访问次数:2,176

为依法加强重点建设项目档案管理,推进重点建设项目档案工作为安吉现代化生态县建设服务。从5月份开始,安吉县档案局会同县建设局、县教育局、县交通局等项目主管部门,采取项目单位自查与组织全面检查相结合,集中力量对全县2000—2003年度13个省、市重点建设项目档案管理进行执法检查。
    期间,通过听取自查情况汇报、查阅相关文件制度、实地查看档案硬件设施和档案资料等形式,突出检查了重点建设项目档案管理责任制的建立落实、组织机构和档案管理制度的健全完善以及项目档案管理、保管、利用情况。
    执法检查过程中,检查人员认为总体情况较好,主要体现在:
    1、档案管理相关责任制得到建立并纳入重点项目建设同步管理。被检查的重点项目建设单位基本都能将档案工作纳入项目法人的职责范围,实行工程质量领导责任制、项目法人责任制、招投标制、工程监理和合同管理制度,并实行统一管理。在这点上,安吉县污水处理工程项目单位和安吉县凤凰水库工程建设项目单位尤其突出。
    2、档案管理机构得到健全,领导较为重视。为搞好建设项目档案管理,很多项目建设单位从一开始就成立专门档案管理机构,明确分管领导,配备专兼职档案员,不断完善档案工作网络。如凤凰水库建设项目档案管理实行“统一领导、分级管理、责任到人”原则,由项目法人统一领导,综合办主任具体负责,各单个项目实施部门均明确专兼职档案员负责管理,档案资料做到实时收集,确保及时完整。
    3、档案管理制度基本健全完善。一些项目建设单位通过学习《档案法》和相关档案法规、组织档案人员参加业务培训,增强档案法制意识,提高档案管理水平,并且不断健全完善各项档案管理制度。如:安吉县污水处理工程项目建设单位建立完善了《档案保管制度》、《档案立卷归档制度》、《档案人员岗位责任制》、《档案借阅与利用制度》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》等一系列制度,做到档案工作制度健全,重点项目建设档案管理有章可循。
    4、档案资料收集及时、保管完整、借阅规范。大部分工程项目建设单位都能对每个单项建设项目的档案资料收集及时完整,移交档案资料时按要求认真审核,集中后合理分类、装订成册、组卷归档、妥善保管,做到档案收集整理与项目建设同步进行。同时充分做好项目建设档案信息资源利用工作,更好地为项目建设服务。
    但也发现存在一些问题和不足,主要表现为:
    1、部分项目建设单位对档案工作重视不够,虽然有档案管理机构和档案业务人员,但思想上还是不够重视,真正落实档案工作不够扎实,加上有些建设项目涉及多家主管部门,造成相互间推萎扯皮。如:浒溪河道整治工程和安吉县城市防洪工程项目档案散失在各家项目建设单位,难以及时完整收集,并且没有落实具体的档案主管部门。
    2、部分建设项目的档案资料收集还是不够及时、完整,造成档案资料的散失,影响项目建设总体进度和竣工验收。如:交通部门的三个项目建设档案资料由于责任意识不到位、收集不及时、手续不完备,从而使一些项目建设原件丢失,复制件较多,给档案管理和项目建设带来很大被动。
    3、一些项目建设单位档案硬件条件跟不上,档案设施简陋。如:安吉一中迁建工程档案资料只是简单地堆在相关人员办公室角落,无任何“六防”措施,没有固定档案室和必要档案保管设施,极容易造成档案资料的失落。
    4、档案管理相关配套制度建设还不够。尤其是档案人员岗位职责、档案调阅利用制度建设欠缺,容易造成档案管理上的漏洞。
    执法检查后,结合被检查单位具体情况,检查组对症下药,提出合理化整改意见,督促限期整改。并派出业务骨干对重点工程建设项目档案管理进行跟踪业务指导,理顺档案管理思路,帮助制定完善相关档案管理制度。同时结合执法检查,开展档案法律法规宣传教育,努力提高重点工程项目建设法人和档案人员的档案意识、法律意识和责任意识。